Steuerkanzlei-Workflows automatisieren: DATEV, Belege und Mandantenstatus vernetzen
Steuerkanzleien arbeiten in einem engen Korsett aus Fristen, Compliance-Anforderungen und hohem Dokumentationsaufwand. Der typische Ablauf: Mandanten senden Belege per Post, E-Mail oder über verschiedene Cloud-Dienste. Ein Mitarbeiter sortiert die Belege, prüft die Vollständigkeit, bucht sie in DATEV oder Lexware und pflegt den Bearbeitungsstand manuell in einer internen Liste. Mandanten fragen regelmäßig nach dem Status ihrer Steuererklärung, was zusätzlich Zeit bindet. Am Jahresende häuft sich die Arbeit, weil viele Mandanten ihre Unterlagen erst auf den letzten Drücker einreichen.
Workflow-Automatisierung verwandelt diesen reaktiven Ablauf in einen strukturierten Prozess. Mandanten laden Belege über ein Portal hoch, das die Dokumente automatisch erkennt, kategorisiert und dem richtigen Mandat zuordnet. Fehlende Unterlagen werden automatisch angefragt. Der Bearbeitungsstand ist für Mandanten jederzeit online einsehbar, sodass telefonische Statusanfragen entfallen. Die Belegdaten fließen automatisch nach DATEV oder Addison. Vor Abgabefristen erinnert das System Mandanten frühzeitig an fehlende Unterlagen. So verteilt sich die Arbeitslast gleichmäßiger über das Jahr.
Plexito entwickelt diese Integrationen unter Beachtung der GoBD-Anforderungen und der DSGVO. Alle Datenflüsse sind revisionssicher dokumentiert, und die digitale Archivierung erfüllt die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.
Warum Steuerkanzleien auf uns setzen
- Wir verstehen die Herausforderungen: Belegübermittlung durch Mandanten ist unstrukturiert
- Branchenkenntnis: Erfahrung mit DATEV, Lexware, Addison und mehr
- Persönliche Beratung im Rheinland & Eifel
- DSGVO-konforme Entwicklung von Anfang an
- Compliance: GoBD, DSGVO, AO
Unsere Workflow-Leistungen
Häufig gestellte Fragen
Wie funktioniert die automatische Belegerkennung?
Hochgeladene Belege werden per OCR ausgelesen und automatisch kategorisiert: Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge, Lohnabrechnungen. Das System erkennt Beträge, Daten und Steuersätze und ordnet alles dem richtigen Mandanten zu.
Kann der Mandant den Bearbeitungsstand selbst einsehen?
Ja. Über ein Mandantenportal sehen Ihre Mandanten jederzeit, welche Aufgaben erledigt sind, wo Unterlagen fehlen und wann die nächsten Fristen anstehen. Das reduziert Rückfragen per Telefon und E-Mail erheblich.
Wie wird die DATEV-Schnittstelle integriert?
Wir nutzen die offiziellen DATEV-Schnittstellen (DATEV Connect, DATEV Datenservice) für den automatischen Datenaustausch. Buchungssätze, Stammdaten und Auswertungen fließen bidirektional zwischen den Systemen.
Ist die digitale Belegarchivierung GoBD-konform?
Ja. Alle Belege werden unveränderbar gespeichert, mit Zeitstempeln versehen und nachvollziehbar protokolliert. Die Verfahrensdokumentation wird mitgeliefert, sodass Sie bei einer Betriebsprüfung auf der sicheren Seite sind.
Wie werden Mandanten an fehlende Unterlagen erinnert?
Das System prüft automatisch, ob alle erforderlichen Belege vorliegen. Fehlende Dokumente werden per E-Mail angefordert, mit klar formulierten Hinweisen, was genau benötigt wird. Eskalationsstufen mit Erinnerungen sind frei konfigurierbar.
Software für Steuerkanzleien? Sprechen wir darüber.
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