Papierformulare digitalisieren: Schneller erfassen, weniger Fehler machen
Aufnahmebögen, Checklisten, Protokolle, Lieferscheine, Arbeitszeitnachweise. In vielen Unternehmen werden diese Formulare noch auf Papier ausgefüllt, per Hand in Ordner einsortiert und später manuell in den Computer übertragen. Das dauert, ist fehleranfällig und kostet bei jeder Betriebsprüfung Nerven. Unleserliche Handschriften führen zu Rückfragen, fehlende Unterschriften zu Verzögerungen, und verlorene Formulare zu echtem Datenverlust. Gleichzeitig stapeln sich die Ordner, und niemand findet den Beleg, der gerade gebraucht wird. Digitale Formulare lösen all diese Probleme auf einmal.
Ein digitales Formular sieht aus wie sein Papier-Pendant, funktioniert aber besser. Pflichtfelder verhindern vergessene Einträge, Dropdown-Menüs ersetzen unleserliche Handschrift, und die Unterschrift erfolgt per Fingertipp auf dem Tablet-Bildschirm. Das ausgefüllte Formular wird automatisch dem richtigen Vorgang zugeordnet, an die zuständige Person weitergeleitet und revisionssicher archiviert. Kein Abtippen, kein Einsortieren, kein Suchen. Die Daten stehen sofort im System zur Verfügung und können ausgewertet werden.
Plexito entwickelt digitale Formulare, die auf Ihre Abläufe zugeschnitten sind. Im Abo-Modell, mit persönlicher Beratung und Training für Ihr Team.
Warum Plexito für Ihre digitalen Formulare
- Formulare, die auf Smartphone, Tablet und Desktop funktionieren
- Automatische Weiterleitung und Zuordnung zu Vorgängen
- Offline-Fähigkeit: Erfassung auch ohne Internetverbindung möglich
- GoBD-konforme und revisionssichere Archivierung
Vom Papierformular zur digitalen Erfassung
Digitale Formulare
Ihre bestehenden Papierformulare als digitale Version mit Validierung, Pflichtfeldern und digitaler Unterschrift.
Automatische Weiterverarbeitung
Ausgefüllte Formulare fließen automatisch in Ihre nachgelagerten Systeme wie ERP oder Buchhaltung.
Mobile Erfassung
Apps für Tablet und Smartphone, die auch unterwegs und auf der Baustelle funktionieren.
Häufig gestellte Fragen
Können wir unsere bestehenden Formulare 1:1 digital abbilden?
Ja. Wir nehmen Ihre bestehenden Papierformulare als Vorlage und übersetzen sie in digitale Versionen. Dabei verbessern wir gleich die Benutzerführung mit Pflichtfeldern, Dropdown-Menüs und logischen Abhängigkeiten.
Funktionieren die Formulare auch ohne Internetverbindung?
Ja. Unsere Lösungen speichern Eingaben lokal auf dem Gerät und synchronisieren automatisch, sobald wieder eine Verbindung besteht. Ideal für Außendienst, Baustellen oder Lager ohne WLAN.
Können wir die Formulare selbst anpassen?
Ja. Einfache Anpassungen wie neue Felder oder geänderte Auswahlmöglichkeiten nehmen Sie selbst vor. Für komplexere Änderungen stehen wir als Teil des Abos zur Verfügung.
Wie lange dauert die Digitalisierung eines Formulars?
Ein einzelnes Formular ist in wenigen Tagen digitalisiert. Ein komplettes Set mit 10 bis 20 Formularen inklusive Anbindung an Ihre Systeme steht in 4 bis 8 Wochen.
Sind die digitalen Formulare rechtssicher?
Ja. Digitale Unterschriften sind rechtlich anerkannt. Die Archivierung erfolgt revisionssicher und GoBD-konform. Aufbewahrungsfristen werden automatisch eingehalten.
Papierformulare im Betrieb? Wir helfen.
Erzählen Sie uns von Ihren Herausforderungen. Gemeinsam finden wir die passende Lösung.