Kanzlei-Workflows automatisieren: Fristen, Akten und Mandantenkommunikation
Anwaltskanzleien verwalten täglich eine Vielzahl paralleler Vorgänge: Gerichtsfristen, Mandantenkorrespondenz, Dokumentenentwürfe, beA-Nachrichten und die Abrechnung nach RVG oder Zeitaufwand. In vielen Kanzleien sind diese Abläufe über verschiedene Systeme verteilt. RA-MICRO oder AnNoText für die Aktenverwaltung, Outlook für E-Mails, DATEV für die Buchhaltung und das beA-System für den elektronischen Rechtsverkehr. Die manuelle Pflege dieser Systeme ist fehleranfällig, besonders bei Fristen, wo ein vergessener Eintrag haftungsrechtliche Folgen haben kann.
Workflow-Automatisierung sorgt dafür, dass Informationen zwischen diesen Systemen automatisch fließen. Wenn ein neues Mandat angelegt wird, erstellt das System automatisch die digitale Akte, legt die ersten Fristen an, generiert das Begrüßungsschreiben und richtet den sicheren Kommunikationskanal zum Mandanten ein. Eingehende beA-Nachrichten werden automatisch der richtigen Akte zugeordnet. Fristen aus Gerichtsbeschlüssen werden erkannt, im Kalender eingetragen und rechtzeitig mit Erinnerungen versehen. So geht nichts unter, und Ihre Anwälte können sich auf die juristische Arbeit konzentrieren.
Wir bei Plexito verstehen die besonderen Anforderungen an Datenschutz und Vertraulichkeit in Kanzleien. Alle Automatisierungen sind DSGVO-konform und BRAO-konform. Ihre bestehende Kanzleisoftware bleibt im Einsatz, wir verbinden sie nur intelligenter.
Warum Kanzleien auf uns setzen
- Wir verstehen die Herausforderungen: Fristen und Termine manuell verwalten ist fehleranfällig
- Branchenkenntnis: Erfahrung mit RA-MICRO, AnNoText, DATEV und mehr
- Persönliche Beratung im Rheinland & Eifel
- DSGVO-konforme Entwicklung von Anfang an
- Compliance: DSGVO, BRAO, beA
Unsere Workflow-Leistungen
Häufig gestellte Fragen
Kann die Fristenverwaltung wirklich automatisiert werden?
Ja. Das System erkennt Fristen aus eingehenden Dokumenten und Gerichtsbeschlüssen, trägt sie automatisch im Kalender ein und versendet mehrstufige Erinnerungen. So reduzieren Sie das Risiko vergessener Fristen und die manuelle Eingabearbeit.
Wie funktioniert die beA-Integration?
Eingehende beA-Nachrichten werden automatisch der zugehörigen Akte zugeordnet. Ausgehende Schriftsätze können direkt aus der Kanzleisoftware über das beA versendet werden. Das spart den manuellen Wechsel zwischen den Systemen.
Ist die Mandantenkommunikation über automatisierte Kanäle sicher?
Wir setzen auf verschlüsselte Kommunikationskanäle, die den Anforderungen der BRAO und DSGVO entsprechen. Mandanten erhalten Zugang zu einem sicheren Portal, über das sie Dokumente hochladen und den Bearbeitungsstand einsehen können.
Welche Kanzleisoftware kann integriert werden?
Wir arbeiten mit allen gängigen Systemen: RA-MICRO, AnNoText, Advoware, ReNoStar und weitere. Dazu kommen Buchhaltungssysteme wie DATEV und Kommunikationstools wie Outlook oder Microsoft 365.
Wie schnell amortisiert sich die Automatisierung in einer Kanzlei?
Erfahrungsgemäß sparen Kanzleien 5 bis 10 Stunden pro Woche und Anwalt an administrativer Arbeit. Bei einem durchschnittlichen Stundensatz amortisiert sich die Investition in der Regel innerhalb der ersten 2 bis 3 Monate.
Software für Kanzleien? Sprechen wir darüber.
Wir kennen die Anforderungen Ihrer Branche. In einem kostenlosen Erstgespräch zeigen wir Ihnen, was möglich ist.