Электронный счет 2027: Что малому бизнесу в Германии нужно подготовить уже сейчас

1 января 2025 года в Германии вступил в силу Wachstumschancengesetz (Закон о возможностях роста). С этого момента каждая компания, работающая в Германии, обязана принимать электронные счета. Это была Фаза 1. Большинство компаний успели в последний момент. Но то, что предстоит дальше, значительно масштабнее: с 2027 года компании с годовым оборотом свыше 800 000 EUR должны будут также активно отправлять электронные счета. А с 2028 года это касается всех.

За последние месяцы я общался со многими предпринимателями из регионов Айфель и Рейнланд. Большинство знают, что что-то грядет. Но мало кто понимает, что именно нужно делать. Эта статья призвана это изменить.

Три фазы обязательного электронного выставления счетов

Закон предусматривает три этапа. Первый уже действует. Второй наступит менее чем через год.

Фаза 1: Обязательный прием (с января 2025)

С 1 января 2025 года каждая компания в Германии должна быть способна принимать и обрабатывать электронные счета в структурированном формате. Это касается всех внутренних B2B-операций.

Быстрая проверка: простой PDF, отправленный по электронной почте, это не электронный счет. Многие путают. Электронный счет означает машиночитаемые, структурированные данные, соответствующие европейскому стандарту EN 16931. Это конкретный формат данных, не формат файла. Отсканированный PDF с изображением счета? Не считается. PDF, экспортированный из Word? Тоже нет.

Что считается: XRechnung (чистый XML) или ZUGFeRD (PDF со встроенным XML). Об этом подробнее через минуту.

Если вы еще не внедрили эту фазу, сделайте это немедленно. Это больше не опционально. Каждый деловой партнер, серьезно относящийся к своим обязательствам, уже отправляет вам электронные счета. Если ваша система не может их прочитать, у вас проблема.

Фаза 2: Обязательная отправка при обороте свыше 800 000 EUR (январь 2027)

С 1 января 2027 года компании, чей оборот за предыдущий год превысил 800 000 EUR, обязаны отправлять B2B-счета в электронном виде. Бумажные счета и обычные PDF в B2B-секторе больше не допускаются.

Это затрагивает многие ремесленные предприятия, инженерные бюро и поставщиков услуг. Кровельная компания с четырьмя сотрудниками легко может превысить этот порог. IT-консалтинг с двумя фрилансерами тоже. Ресторан с кейтеринговым направлением, безусловно.

Важно: учитывается общий оборот за предыдущий год, а не только B2B-часть. Даже если вы продаете преимущественно частным клиентам, но общий оборот превышает 800 000 EUR, срок 2027 года распространяется и на вас.

Фаза 3: Обязательная отправка для всех (январь 2028)

С 1 января 2028 года переходный период полностью завершается. С этого момента все компании обязаны отправлять электронные счета для B2B-операций, вне зависимости от оборота. Без исключений.

Звучит как масса бюрократии. Так и есть. Но в этом скрыта и реальная возможность, к которой я вернусь в конце.

Еще одно замечание: фазы касаются только внутреннего B2B-оборота. Счета частным клиентам (B2C) и трансграничные счета пока не подпадают под обязательство. Общеевропейское регулирование, вероятно, появится со временем, но это тема для другой статьи.

XRechnung или ZUGFeRD: Какой формат нужен?

Когда вы погружаетесь в эту тему, сразу встречаете два термина: XRechnung и ZUGFeRD. Оба соответствуют требуемому стандарту EN 16931. Но работают по-разному.

XRechnung

XRechnung, это чистый XML-формат. Счет представляет собой структурированный файл данных, который могут читать только машины. Ни один человек не может просто открыть XRechnung и понять его. Нужна программа для визуализации XML.

XRechnung изначально разрабатывался для сектора B2G (бизнес для государства). Если вы выставляете счета государственным органам, муниципалитетам или государственным заказчикам, XRechnung в большинстве случаев обязателен.

ZUGFeRD

ZUGFeRD (также известный как Factur-X), это гибридный формат. Вы получаете обычный PDF-файл, который выглядит как стандартный счет. Внутри этого PDF встроен XML-файл со всеми структурированными данными. Люди могут читать счет. Машины могут его обрабатывать. Лучшее из обоих миров.

Для большинства малых и средних предприятий в B2B-секторе ZUGFeRD является более практичным выбором.

Когда какой формат использовать?

Простое руководство:

1. Вы выставляете счета государственным органам или публичным заказчикам? Тогда вам нужен XRechnung
2. Вы работаете исключительно с другими компаниями? Тогда достаточно ZUGFeRD
3. Вы делаете и то, и другое? Тогда вам нужна программа, поддерживающая оба формата
4. Ваш бухгалтер или бухгалтерская программа диктует формат? Тогда следуйте их рекомендациям
5. Не уверены? Начните с ZUGFeRD. Он покрывает B2B-обязательство и проще в использовании

Деталь, которую часто упускают: ваша бухгалтерская программа должна не только создавать электронные счета. Она должна также автоматически считывать и обрабатывать входящие электронные счета. Уточните это у вашего поставщика.

Процедурная документация: слепое пятно

Теперь перехожу к вопросу, о котором почти никто не говорит. Обязательство по электронному выставлению счетов сопровождается требованием, которое существует уже много лет, но игнорируется большинством МСП: процедурная документация по правилам GoBD Германии.

Что это такое?

GoBD (Принципы надлежащего управления и хранения бухгалтерских книг, записей и документов в электронной форме) требуют, чтобы вы задокументировали, как ваша компания обращается с электронными документами. Конкретно: как поступают счета? Как они проверяются? Где хранятся? Кто имеет доступ? Как долго архивируются?

Это не необязательное дополнение. Это обязательство. При налоговой проверке налоговый орган может запросить эту документацию. Если у вас ее нет, ситуация становится неприятной.

Почему ваш бухгалтер этого за вас не делает

Многие предприниматели думают: "Этим занимается мой бухгалтер." Обычно нет. Бухгалтеры обязаны проинформировать вас о необходимости процедурной документации. Создавать ее они не обязаны. И честно говоря, большинство этого не делает, потому что не знает ваших внутренних процессов в деталях.

Процедурная документация описывает ваши внутренние рабочие процессы. Не процессы вашего бухгалтера. Вы должны действовать сами или привлечь того, кто разбирается в ваших процессах.

Что включает процедурная документация?

Четыре основные области:

1. Общее описание: чем занимается ваша компания? Какое программное обеспечение используете? Как выглядит процесс выставления счетов?
2. Пользовательская документация: кто что делает? Какие сотрудники имеют какие полномочия?
3. Техническая системная документация: какие системы задействованы? Как они настроены? Где хранятся данные?

Плюс раздел эксплуатационной документации, описывающий порядок резервного копирования, обновлений и миграции систем.

Звучит как много. Для небольшой компании с одной бухгалтерской программой и одной архивной папкой на практике это обычно 10-20 страниц. Трудозатраты вполне подъемные.

Типичные ошибки в процедурной документации

Что я часто наблюдаю на практике:

1. Документация создается один раз и больше не обновляется. Но если вы меняете бухгалтерскую программу или нанимаете нового сотрудника, документацию нужно обновить
2. Описывается только целевой процесс, а не фактический. Налоговый орган хочет знать, как вы реально это делаете. Не как хотели бы
3. Забывают о сроках хранения. Электронные счета должны храниться в оригинальном формате десять лет. Не распечатанными в папке, а в цифровом виде
4. Нет плана резервного копирования. Где ваша резервная копия? Как часто вы ее делаете? Что произойдет, если жесткий диск выйдет из строя или облачный провайдер прекратит работу?

Эти пункты кажутся очевидными. Они таковыми не являются. В большинстве малых предприятий как минимум на два из этих вопросов нет четкого ответа.

Какое программное обеспечение нужно МСП?

Хорошая новость: вам не нужно покупать специализированную систему для электронных счетов. Большинство современных бухгалтерских программ уже поддерживают это или добавляют поддержку прямо сейчас. Вот обзор наиболее распространенных решений для малых и средних предприятий в Германии.

sevDesk

sevDesk особенно популярен среди фрилансеров и небольших компаний. Программа умеет создавать и считывать как XRechnung, так и ZUGFeRD. Начать работу просто, интерфейс понятный. Для компаний до 10 сотрудников sevDesk часто является самым быстрым решением.

lexoffice (Lexware Office)

lexoffice ориентирован на малые и средние предприятия и также поддерживает оба формата электронных счетов. Интерфейс с DATEV работает хорошо, что облегчает сотрудничество с бухгалтером. Если вы уже в экосистеме Lexware, это надежный выбор.

DATEV

Для компаний, тесно работающих с бухгалтером, DATEV Unternehmen online часто является первым выбором. Программа автоматически считывает счета XRechnung и ZUGFeRD. Однако настройка сложнее, чем у sevDesk или lexoffice, а стоимость выше.

На что обратить внимание при выборе

Независимо от используемой программы, проверьте четыре пункта:

1. Может ли программа создавать и XRechnung, и ZUGFeRD?
2. Может ли она автоматически считывать входящие электронные счета и сопоставлять их с бухгалтерскими записями?
3. Есть ли интерфейс с DATEV или системой вашего бухгалтера?
4. Соответствует ли архивирование требованиям GoBD (ревизионная защита, десять лет, оригинальный формат)?

Если ваша текущая программа не покрывает эти четыре пункта, у вас два варианта: перейти к поставщику, который изначально поддерживает электронное выставление счетов, или использовать специализированный сервис конвертации, преобразующий существующие счета в нужный формат.

Переход требует усилий, без вопросов. Но постоянно шаткое временное решение обходится дороже в долгосрочной перспективе, чем чистый переход. И будем честны: если вам все равно нужно менять систему, лучше сделать это сейчас спокойно, чем в декабре 2026 года под давлением.

Распространенные заблуждения об электронных счетах

Прежде чем перейти к конкретным шагам, хочу развеять несколько заблуждений, которые постоянно встречаю в разговорах.

"Я выставляю только три счета в месяц, это меня не касается." Касается. Обязательство действует вне зависимости от количества счетов. Отправляете ли вы три или триста B2B-счетов в месяц, значения не имеет.

"Мой бухгалтер обо всем позаботится." Ваш бухгалтер ведет бухгалтерский учет, а не определяет формат исходящих счетов. Переход на электронное выставление счетов затрагивает процесс создания счетов. Этим нужно заниматься самостоятельно.

"Я уже использую программу для выставления счетов, значит все в порядке." Не обязательно. Многие старые программы создают PDF, а не структурированные электронные счета. Проверьте, действительно ли ваша программа выдает XRechnung или ZUGFeRD.

"Все равно никто это не проверяет." Многие думали так же об обязательных кассовых чеках. Налоговая служба сейчас строит техническую инфраструктуру для системы отчетности. Автоматическая перекрестная проверка электронных счетов лишь вопрос времени. Я бы на это не рассчитывал.

Что можно сделать на этой неделе

Я не сторонник статей, которые описывают проблему, не предлагая решения. Поэтому вот пять конкретных шагов, которые вы можете предпринять на этой неделе:

1. Проверьте бухгалтерскую программу. Может ли она создавать и считывать XRechnung и ZUGFeRD? В случае сомнений позвоните в поддержку. Это займет десять минут
2. Уточните порог оборота. Превысил ли ваш оборот за прошлый год 800 000 EUR? Тогда обязанность отправки начинает действовать для вас с января 2027
3. Обсудите с бухгалтером процедурную документацию. Спросите конкретно: "Есть ли она у нас? Если нет, кто ее создаст?" Вы удивитесь, как часто ответ будет "нет"
4. Протестируйте получение электронного счета. Попросите делового партнера или поставщика прислать тестовый счет в формате ZUGFeRD. Проверьте, корректно ли ваша программа его считывает
5. Поставьте напоминание в календарь: "Внедрить электронное выставление счетов." Не когда-нибудь. На этой неделе. Потому что опыт показывает: что не имеет даты, не происходит

Почему это на самом деле хорошо

Знаю, типичная реакция предпринимателей на новое регулирование: вздох. Понятно. Больше бюрократии, больше правил, больше расходов.

Но после лет работы в разработке программного обеспечения, в том числе в DHL, Instacart и Delivery Hero, я смотрю на это иначе. Во всех этих компаниях качество данных было ключевым фактором успеха. И именно это дает электронное выставление счетов: чистые, структурированные данные вместо отсканированных PDF и рукописных заметок.

Когда ваши счета существуют в виде структурированных данных, происходят изменения:

• Бухгалтерия ускоряется, потому что ручной ввод данных исчезает
• Ошибки при передаче данных между системами пропадают
• Ваш бухгалтер может работать эффективнее, что снижает ваши затраты
• У вас всегда есть четкая картина открытых позиций, сроков оплаты и денежных потоков
• Становятся возможными автоматизированные рабочие процессы, которые раньше были немыслимы
• Соблюдать сроки скидок за раннюю оплату проще, когда счета обрабатываются мгновенно, а не лежат на столе днями

Обязательство по электронному выставлению счетов по своей сути является импульсом к цифровизации. А цифровизация окупается при правильном подходе. Компании, которые хорошо подготовятся сейчас, сэкономят время и деньги в среднесрочной перспективе.

Я наблюдал это у предыдущих работодателей неоднократно. В DHL автоматизация процесса выставления счетов стала одним из рычагов, сокративших процессы с дней до минут. В Delivery Hero возможность автоматически обрабатывать тысячи ресторанных счетов была центральным элементом бизнес-модели. Это, конечно, другие масштабы по сравнению с предприятием на пять человек в Айфеле. Но принцип тот же: структурированные данные являются фундаментом для всего, что идет после.

В Plexito мы помогаем компаниям из Айфеля и Рейнланда правильно выстраивать именно такие процессы. Не масштабными IT-проектами, а практичными решениями, подходящими конкретному бизнесу. Когда данные счетов чисто структурированы, на них можно строить автоматизации, экономящие реальные часы.

Кратко: ваш план действий

| Когда | Что | Кто | | ------------- | ------------------------------------- | ----------------------- | | Сейчас | Обеспечить прием электронных счетов | Все компании | | Сейчас | Создать процедурную документацию | Все компании | | Сейчас | Проверить бухгалтерскую программу | Все компании | | До конца 2026 | Настроить отправку электронных счетов | Компании > 800 тыс. EUR | | До конца 2027 | Настроить отправку электронных счетов | Все остальные компании |

Электронное выставление счетов наступает. Это факт. Вопрос лишь в том, будете ли вы готовы или в январе 2027 будете лихорадочно искать решения. Рекомендую заняться этим сейчас спокойно. Поговорите с бухгалтером, проверьте программное обеспечение и начните с процедурной документации. Это три задачи, которые можно выполнить за ближайшие две недели.

Есть вопросы по технической реализации? Напишите нам. Мы рассмотрим вашу ситуацию и честно скажем, что вам нужно, а что нет.