E-Rechnung 2027: Was KMU jetzt vorbereiten müssen

Am 1. Januar 2025 ist das Wachstumschancengesetz in Kraft getreten. Seitdem muss jedes Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen empfangen können. Das war Phase 1. Die meisten haben das gerade noch rechtzeitig umgesetzt. Aber was jetzt kommt, ist deutlich umfangreicher: Ab 2027 müssen Unternehmen mit über 800.000 EUR Jahresumsatz E-Rechnungen auch aktiv versenden. Und ab 2028 gilt das für alle.

Ich habe in den letzten Monaten mit vielen Unternehmern aus der Eifel und dem Rheinland gesprochen. Die meisten wissen, dass da was kommt. Aber die wenigsten wissen, was genau zu tun ist. Dieser Artikel soll das ändern.

Die drei Phasen der E-Rechnungspflicht

Das Gesetz sieht drei Stufen vor. Die erste ist bereits aktiv, die zweite kommt in weniger als einem Jahr.

Phase 1: Empfangspflicht (seit Januar 2025)

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, elektronische Rechnungen im strukturierten Format zu empfangen und zu verarbeiten. Das betrifft alle B2B-Geschäfte im Inland.

Kurzer Realitätscheck: Eine einfache PDF-Datei per E-Mail ist keine E-Rechnung. Das verwechseln viele. E-Rechnung bedeutet: maschinenlesbare, strukturierte Daten nach dem europäischen Standard EN 16931. Das ist ein konkretes Datenformat, kein Dateiformat. Ein eingescanntes PDF mit Rechnungsbild? Zählt nicht. Eine PDF, die Sie aus Word exportiert haben? Zählt auch nicht.

Was zählt: XRechnung (reines XML) oder ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML). Dazu gleich mehr.

Wenn Sie diese Phase noch nicht umgesetzt haben, sollten Sie das jetzt sofort nachholen. Das ist keine Kür mehr. Jeder Ihrer Geschäftspartner, der seine Pflicht ernst nimmt, wird Ihnen ab sofort E-Rechnungen schicken. Wenn Ihr System die nicht einlesen kann, haben Sie ein Problem.

Phase 2: Sendepflicht ab 800.000 EUR (Januar 2027)

Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen, deren Vorjahresumsatz über 800.000 EUR lag, ihre B2B-Rechnungen elektronisch versenden. Papierrechnungen und normale PDFs sind dann im B2B-Bereich nicht mehr zulässig.

Das betrifft viele Handwerksbetriebe, Ingenieurbüros und Dienstleister in unserer Region. Ein Dachdecker mit vier Mitarbeitern kann da halt schnell drüber liegen. Ein IT-Dienstleister mit zwei Freelancern auch. Ein Gastronomiebetrieb mit Catering-Geschäft sowieso.

Wichtig: Maßgeblich ist der Gesamtumsatz des Vorjahres, nicht nur der B2B-Anteil. Auch wenn Sie hauptsächlich an Privatkunden verkaufen, aber insgesamt über 800.000 EUR Umsatz machen, sind Sie ab 2027 dran.

Phase 3: Sendepflicht für alle (Januar 2028)

Ab dem 1. Januar 2028 endet die Übergangsphase komplett. Dann müssen alle Unternehmen, unabhängig vom Umsatz, E-Rechnungen im B2B-Bereich versenden. Keine Ausnahmen mehr.

Das klingt erst mal nach viel Bürokratie. Ist es auch. Aber es steckt auch eine echte Chance darin, dazu komme ich am Ende.

Noch ein Hinweis: Die Phasen betreffen nur inländische B2B-Umsätze. Rechnungen an Privatkunden (B2C) und grenzüberschreitende Rechnungen fallen vorerst nicht unter die Pflicht. Für die kommt vermutlich irgendwann eine EU-weite Regelung, aber das ist ein Thema für einen anderen Artikel.

XRechnung oder ZUGFeRD: Welches Format brauche ich?

Wenn Sie sich mit dem Thema beschäftigen, stoßen Sie sofort auf zwei Begriffe: XRechnung und ZUGFeRD. Beide erfüllen den geforderten Standard EN 16931. Aber sie funktionieren unterschiedlich.

XRechnung

XRechnung ist ein reines XML-Format. Das heißt: Die Rechnung besteht aus einer strukturierten Datendatei, die nur Maschinen lesen können. Kein Mensch kann eine XRechnung einfach so öffnen und verstehen. Sie brauchen dafür eine Software, die das XML visualisiert.

XRechnung wurde ursprünglich für den Bereich B2G (Business-to-Government) entwickelt. Wenn Sie Rechnungen an Behörden, Kommunen oder öffentliche Auftraggeber schicken, ist XRechnung in den meisten Fällen Pflicht.

ZUGFeRD

ZUGFeRD (auch Factur-X genannt) ist ein hybrides Format. Sie bekommen eine ganz normale PDF-Datei, die aussieht wie eine Rechnung. Eingebettet in diese PDF ist aber zusätzlich eine XML-Datei mit allen strukturierten Daten. Menschen können die Rechnung lesen, Maschinen können sie verarbeiten. Das Beste aus beiden Welten.

Für die meisten KMU im B2B-Bereich ist ZUGFeRD die pragmatischere Wahl.

Wann nehme ich was?

Hier eine einfache Orientierung:

1. Sie stellen Rechnungen an Behörden oder öffentliche Auftraggeber? Dann brauchen Sie XRechnung
2. Sie arbeiten ausschließlich mit anderen Unternehmen? Dann reicht ZUGFeRD
3. Sie machen beides? Dann brauchen Sie eine Software, die beide Formate kann
4. Ihr Steuerberater oder Ihre Buchhaltungssoftware gibt ein Format vor? Dann richten Sie sich danach
5. Sie sind sich unsicher? Starten Sie mit ZUGFeRD, das deckt die B2B-Pflicht ab und ist leichter zu handhaben

Ein Detail, das oft übersehen wird: Ihre Buchhaltungssoftware muss nicht nur E-Rechnungen erzeugen können. Sie muss auch eingehende E-Rechnungen automatisch einlesen und verarbeiten. Prüfen Sie das bei Ihrem Anbieter.

Die Verfahrensdokumentation: Der blinde Fleck

Jetzt komme ich zu dem Punkt, über den kaum jemand spricht. Die E-Rechnungspflicht bringt nämlich eine Anforderung mit, die schon seit Jahren besteht, aber von den meisten KMU ignoriert wird: die Verfahrensdokumentation nach GoBD.

Was ist das?

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) verlangen, dass Sie dokumentieren, wie Ihr Unternehmen mit elektronischen Belegen umgeht. Konkret: Wie kommen Rechnungen rein? Wie werden sie geprüft? Wo werden sie gespeichert? Wer hat Zugriff? Wie lange wird archiviert?

Das ist kein optionaler Nice-to-have. Das ist Pflicht. Bei einer Betriebsprüfung kann das Finanzamt diese Dokumentation anfordern. Und wenn Sie keine haben, wird es unangenehm.

Warum Ihr Steuerberater das nicht für Sie macht

Viele Unternehmer denken: "Das macht mein Steuerberater." Tut er aber in der Regel nicht. Steuerberater sind verpflichtet, Sie auf die Notwendigkeit einer Verfahrensdokumentation hinzuweisen. Erstellen müssen sie die Dokumentation nicht. Und ehrlich gesagt: Die meisten tun es auch nicht, weil sie Ihren internen Ablauf gar nicht im Detail kennen.

Die Verfahrensdokumentation beschreibt Ihre internen Prozesse. Nicht die Ihres Steuerberaters. Sie müssen also selbst aktiv werden, oder sich Hilfe holen, die Ihre Abläufe versteht.

Was gehört in eine Verfahrensdokumentation?

Im Kern vier Bereiche:

• Allgemeine Beschreibung: Was macht Ihr Unternehmen? Welche Software nutzen Sie? Wie sieht Ihr Rechnungsprozess aus?
• Anwenderdokumentation: Wer macht was? Welche Mitarbeiter haben welche Berechtigungen?
• Technische Systemdokumentation: Welche Systeme sind beteiligt? Wie sind sie konfiguriert? Wo liegen die Daten?

Und ergänzend dazu eine Betriebsdokumentation, die beschreibt, wie Sie Datensicherung, Updates und Systemwechsel handhaben.

Das klingt nach viel. Für ein kleines Unternehmen mit einer Buchhaltungssoftware und einem Archivordner sind das in der Praxis aber oft nur 10 bis 20 Seiten. Der Aufwand ist machbar.

Typische Fehler bei der Verfahrensdokumentation

Was ich in der Praxis oft sehe:

1. Die Dokumentation wird einmal erstellt und dann nie wieder angefasst. Aber wenn Sie die Buchhaltungssoftware wechseln oder einen neuen Mitarbeiter einstellen, muss die Doku aktualisiert werden
2. Es wird nur der Soll-Prozess beschrieben, nicht der Ist-Prozess. Das Finanzamt interessiert sich dafür, wie Sie es tatsächlich machen. Nicht dafür, wie Sie es gerne machen würden
3. Die Aufbewahrungsfristen werden vergessen. Elektronische Rechnungen müssen zehn Jahre lang in ihrem Originalformat aufbewahrt werden. Nicht ausgedruckt im Ordner, sondern digital
4. Die Datensicherung fehlt. Wo liegt Ihr Backup? Wie oft wird gesichert? Was passiert, wenn Ihre Festplatte stirbt oder Ihr Cloud-Anbieter dichtmacht?

Diese Punkte klingen selbstverständlich. Sind sie aber nicht. In den meisten kleinen Unternehmen gibt es auf mindestens zwei dieser Fragen keine klare Antwort.

Welche Software brauchen KMU?

Die gute Nachricht: Sie müssen sich kein Spezialsystem für E-Rechnungen anschaffen. Die meisten modernen Buchhaltungsprogramme können das bereits oder rüsten gerade nach. Hier ein Überblick über die gängigsten Lösungen für kleine und mittlere Unternehmen.

sevDesk

sevDesk ist besonders bei Freelancern und kleinen Unternehmen beliebt. Die Software kann XRechnung und ZUGFeRD erstellen und einlesen. Der Einstieg ist einfach, die Oberfläche aufgeräumt. Für Unternehmen mit bis zu 10 Mitarbeitern ist sevDesk oft die schnellste Lösung.

lexoffice (Lexware Office)

lexoffice richtet sich an kleine bis mittlere Unternehmen und bietet ebenfalls Unterstützung für beide E-Rechnungsformate. Die DATEV-Schnittstelle funktioniert gut, was die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater erleichtert. Wer bereits im Lexware-Kosmos unterwegs ist, bleibt hier am besten.

DATEV

Für Unternehmen, die eng mit ihrem Steuerberater zusammenarbeiten, ist DATEV Unternehmen online oft die erste Wahl. Die Software liest XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen automatisch ein. Die Einrichtung ist allerdings aufwendiger als bei sevDesk oder lexoffice, und die Kosten sind höher.

Worauf Sie bei der Auswahl achten sollten

Egal welche Software Sie nutzen, prüfen Sie diese vier Punkte:

1. Kann die Software sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD erstellen?
2. Kann sie eingehende E-Rechnungen automatisch einlesen und den Buchungsdaten zuordnen?
3. Gibt es eine Schnittstelle zu DATEV oder zu Ihrem Steuerberater?
4. Erfüllt die Archivierung die GoBD-Anforderungen (revisionssicher, zehn Jahre, Originalformat)?

Wenn Ihre aktuelle Software diese vier Punkte nicht abdeckt, haben Sie zwei Möglichkeiten: Entweder Sie wechseln zu einem Anbieter, der E-Rechnung nativ unterstützt. Oder Sie nutzen einen spezialisierten Konverter-Dienst, der Ihre vorhandenen Rechnungen in das richtige Format umwandelt.

Ein Wechsel ist aufwendig, keine Frage. Aber eine dauerhaft wackelige Hilfskonstruktion ist auf Dauer teurer als ein sauberer Umstieg. Und mal ehrlich: Wenn Sie eh wechseln müssen, dann lieber jetzt in Ruhe als im Dezember 2026 unter Zeitdruck.

Häufige Irrtümer zur E-Rechnung

Bevor wir zu den konkreten Schritten kommen, will ich noch ein paar Missverständnisse ausräumen, die mir in Gesprächen immer wieder begegnen.

"Ich schreibe nur drei Rechnungen im Monat, das betrifft mich nicht." Doch. Die Pflicht gilt unabhängig von der Anzahl Ihrer Rechnungen. Ob Sie drei oder dreihundert B2B-Rechnungen pro Monat schreiben, spielt keine Rolle.

"Mein Steuerberater kümmert sich um alles." Ihr Steuerberater ist für die Buchführung zuständig, nicht für Ihr Rechnungsausgangsformat. Die Umstellung auf E-Rechnung betrifft Ihren Rechnungsstellungsprozess. Das müssen Sie selbst in die Hand nehmen.

"Ich nutze schon ein Rechnungsprogramm, also bin ich safe." Nicht unbedingt. Viele ältere Programme erstellen PDFs, keine strukturierten E-Rechnungen. Prüfen Sie, ob Ihr Programm tatsächlich XRechnung oder ZUGFeRD ausgeben kann.

"Das kontrolliert doch eh niemand." Das dachten viele auch bei der Kassenbon-Pflicht. Die Finanzverwaltung baut gerade die technische Infrastruktur für ein Meldesystem auf. Es ist nur eine Frage der Zeit, bis E-Rechnungen automatisch abgeglichen werden. Darauf würde ich mich nicht verlassen.

Was Sie diese Woche noch tun können

Ich bin kein Fan von Artikeln, die ein Problem beschreiben, aber keine Lösung anbieten. Deshalb hier fünf konkrete Schritte, die Sie diese Woche angehen können:

1. Prüfen Sie Ihre Buchhaltungssoftware. Kann sie XRechnung und ZUGFeRD erstellen und einlesen? Rufen Sie im Zweifel den Support an. Das dauert zehn Minuten
2. Klären Sie Ihre Umsatzgrenze. Lag Ihr Vorjahresumsatz über 800.000 EUR? Dann greift die Sendepflicht für Sie bereits ab Januar 2027
3. Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater über die Verfahrensdokumentation. Fragen Sie konkret: "Haben wir eine? Wenn nein, wer erstellt sie?" Sie werden überrascht sein, wie oft die Antwort "nein" lautet
4. Testen Sie den Empfang einer E-Rechnung. Lassen Sie sich von einem Geschäftspartner oder Lieferanten eine Testrechnung im ZUGFeRD-Format schicken. Schauen Sie, ob Ihre Software die korrekt einliest
5. Setzen Sie sich einen Termin im Kalender: "E-Rechnung umsetzen". Nicht irgendwann. Diese Woche. Denn die Erfahrung zeigt: Was keinen Termin hat, passiert nicht

Warum das eigentlich eine gute Sache ist

Ich weiß, die Reaktion der meisten Unternehmer auf neue Regulierung ist erstmal: Stöhnen. Verständlich. Noch mehr Bürokratie, noch mehr Vorschriften, noch mehr Kosten.

Aber ich sehe das nach Jahren in der Softwareentwicklung, unter anderem bei DHL, Instacart und Delivery Hero, etwas anders. Bei all diesen Unternehmen war Datenqualität ein zentraler Erfolgsfaktor. Und genau das bringt die E-Rechnung: saubere, strukturierte Daten statt eingescannter PDFs und handschriftlicher Notizen.

Wenn Ihre Rechnungen als strukturierte Daten vorliegen, passieren Dinge:

• Ihre Buchhaltung wird schneller, weil manuelle Eingaben wegfallen
• Fehler bei der Datenübertragung zwischen Systemen verschwinden
• Ihr Steuerberater kann effizienter arbeiten, was Ihre Kosten senkt
• Sie haben jederzeit einen sauberen Überblick über offene Posten, Zahlungsziele und Cashflow
• Automatisierte Workflows werden möglich, die vorher undenkbar waren
• Skontofristen einzuhalten wird einfacher, wenn Rechnungen sofort verarbeitet statt tagelang auf dem Schreibtisch liegen

Die Pflicht zur E-Rechnung ist ja im Kern ein Digitalisierungsschub. Und Digitalisierung zahlt sich aus, wenn man sie richtig angeht. Wer sich jetzt gut aufstellt, spart mittelfristig Zeit und Geld.

Ich habe das bei früheren Arbeitgebern immer wieder gesehen. Bei DHL war die Automatisierung des Rechnungswesens einer der Hebel, der Prozesse von Tagen auf Minuten verkürzt hat. Bei Delivery Hero war die Fähigkeit, Tausende von Restaurantrechnungen automatisch zu verarbeiten, ein zentraler Baustein des Geschäftsmodells. Das sind natürlich andere Dimensionen als ein Fünf-Personen-Betrieb in der Eifel. Aber das Prinzip ist dasselbe: Strukturierte Daten sind die Grundlage für alles, was danach kommt.

Bei Plexito helfen wir Unternehmen aus der Eifel und dem Rheinland dabei, genau solche Prozesse sauber aufzusetzen. Nicht mit riesigen IT-Projekten, sondern mit pragmatischen Lösungen, die zum Unternehmen passen. Wenn Rechnungsdaten sauber strukturiert vorliegen, lassen sich darauf Automatisierungen aufbauen, die echte Stunden sparen.

Auf einen Blick: Ihr Fahrplan

| Wann | Was | Wer | | ------------- | --------------------------------- | ------------------------ | | Jetzt | E-Rechnungen empfangen können | Alle Unternehmen | | Jetzt | Verfahrensdokumentation erstellen | Alle Unternehmen | | Jetzt | Buchhaltungssoftware prüfen | Alle Unternehmen | | Bis Ende 2026 | E-Rechnungsversand einrichten | Unternehmen > 800k EUR | | Bis Ende 2027 | E-Rechnungsversand einrichten | Alle übrigen Unternehmen |

Die E-Rechnung kommt. Das steht fest. Die Frage ist nur, ob Sie vorbereitet sind oder ob Sie im Januar 2027 hektisch nach Lösungen suchen. Ich würde Ihnen empfehlen, das jetzt in Ruhe anzugehen. Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater, prüfen Sie Ihre Software und fangen Sie mit der Verfahrensdokumentation an. Das sind drei Aufgaben, die Sie in den nächsten zwei Wochen erledigen können.

Haben Sie Fragen zur technischen Umsetzung? Schreiben Sie uns. Wir schauen uns Ihre Situation an und sagen Ihnen ehrlich, was Sie brauchen und was nicht.