EU AI Act: Die Schulungspflicht, die seit Februar 2025 gilt

Ich war letzte Woche auf einem Unternehmerstammtisch in der Eifel. Dreizehn Leute am Tisch, alle mit eigenem Betrieb. Ich habe gefragt: "Wer von euch hat schon mal vom EU AI Act gehört?" Vier Hände gingen hoch. Dann die Folgefrage: "Und wer weiß, dass seit Februar 2025 eine Schulungspflicht für den Umgang mit KI gilt?" Null Hände.

Das ist kein Einzelfall. Die meisten kleinen und mittleren Unternehmen in Deutschland haben keine Ahnung, dass diese Pflicht existiert. Und nein, das liegt nicht daran, dass die Pflicht irrelevant wäre. Sie betrifft jeden, der ChatGPT, Microsoft Copilot oder ähnliche Tools im Arbeitsalltag einsetzt.

In diesem Artikel erkläre ich, was Artikel 4 des EU AI Acts verlangt, wen er betrifft, und wie Sie die Anforderungen mit überschaubarem Aufwand umsetzen. Inklusive einer Vorlage für eine Zwei-Stunden-Schulung.

Was Artikel 4 des EU AI Acts verlangt

Am 2. Februar 2025 ist Artikel 4 der europäischen KI-Verordnung in Kraft getreten. Der Kerninhalt in einem Satz: Anbieter und Betreiber von KI-Systemen müssen dafür sorgen, dass ihre Mitarbeiter über ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz verfügen.

Der Gesetzestext spricht von "AI Literacy". Gemeint ist: Mitarbeiter sollen KI-Systeme informiert einsetzen können. Sie sollen verstehen, was KI kann und was nicht. Sie sollen Risiken erkennen. Und sie sollen wissen, welchen Schaden ein falscher Umgang verursachen kann.

Klingt erstmal vernünftig, oder?

Die konkrete Formulierung lässt Unternehmen Spielraum bei der Umsetzung. Es gibt keine vorgeschriebenen Inhalte, kein Zertifikat, keine Mindestanzahl an Schulungsstunden. Der Gesetzgeber sagt: Ihr müsst sicherstellen, dass eure Leute Bescheid wissen. Wie ihr das macht, ist eure Sache.

Das klingt nach viel Freiraum. Ist es auch. Aber genau das macht es halt schwierig, weil viele Unternehmen nicht wissen, wo sie anfangen sollen.

Was als "KI-System" zählt (und was nicht)

Bevor wir über Schulungen sprechen, müssen wir klären, ob Ihr Unternehmen überhaupt betroffen ist. Die kurze Antwort: Ja, sehr wahrscheinlich.

Der EU AI Act definiert ein KI-System als ein maschinenbasiertes System, das mit unterschiedlichen Graden an Autonomie operiert, sich nach dem Einsatz anpassen kann und aus Eingaben Ausgaben wie Vorhersagen, Empfehlungen oder Entscheidungen ableitet.

Konkret bedeutet das: Ja, ChatGPT ist ein KI-System. Microsoft Copilot auch. Google Gemini, Claude, Midjourney, DeepL mit KI-Funktion, GitHub Copilot. Alle fallen darunter.

Was kein KI-System ist:

• Ein klassisches Tabellenkalkulationsprogramm (Excel ohne KI-Features)
• Eine einfache Wenn-Dann-Regel in Ihrer Buchhaltungssoftware
• Ein Spamfilter, der nur mit festen Regeln arbeitet
• Ihre Website (solange sie keine KI-gestützten Chatbots oder Empfehlungssysteme nutzt)

Die Grauzone dazwischen ist groß. Mein Rat: Im Zweifel schulen. Es schadet nicht, und Sie sind auf der sicheren Seite.

Wen müssen Sie schulen?

Artikel 4 nennt zwei Gruppen: "Personal" und "andere Personen, die in ihrem Auftrag mit KI-Systemen umgehen". Das ist bewusst breit formuliert.

In der Praxis heißt das:

• Mitarbeiter, die direkt mit KI-Tools arbeiten (z.B. Marketing-Team mit ChatGPT)
• Führungskräfte, die über den Einsatz von KI entscheiden
• Mitarbeiter, die Ergebnisse von KI-Systemen bewerten oder weiterverarbeiten
• Externe Dienstleister und Freelancer, die in Ihrem Auftrag KI einsetzen

Wen Sie nicht schulen müssen: Mitarbeiter, die in keiner Weise mit KI-Systemen in Berührung kommen. Aber mal ehrlich, wer ist das heute noch? Selbst wenn jemand nur eine E-Mail-Software nutzt, die KI-gestützte Vorschläge macht, fällt das bereits unter die Verordnung.

Übrigens: Es geht nicht darum, dass jeder zum KI-Experten werden muss. Der Gesetzgeber verlangt ein "ausreichendes Maß". Was ausreichend ist, hängt von der Rolle ab. Eine Sachbearbeiterin, die gelegentlich ChatGPT für Textvorschläge nutzt, braucht ein anderes Kompetenzniveau als der IT-Leiter, der KI-Systeme für die gesamte Organisation auswählt.

Warum wissen so wenige Unternehmen davon?

Ich habe dafür drei Erklärungen.

Erstens: Der EU AI Act ist ein riesiges Gesetzeswerk. Die meiste Berichterstattung dreht sich um die Hochrisiko-Einstufung, verbotene Praktiken und Millionenstrafen. Artikel 4 ist dagegen ein stiller Paragraf. Keine Schlagzeile, kein Skandal, kein Aufregerthema.

Zweitens: Die Schulungspflicht kam ein halbes Jahr vor den meisten anderen Regelungen. Viele Berater und Anwälte kommunizieren den AI Act als "kommt 2025/2026". Dass ein Teil schon seit Februar 2025 gilt, geht dabei unter.

Drittens, und das ist der eigentliche Grund: Es gibt keine direkten Bußgelder für einen Verstoß gegen Artikel 4 allein. Die EU-Kommission hat das als "appellative Pflicht" formuliert. Kein Bußgeld heißt für viele Unternehmen eben: nicht dringend.

Das ist ein Denkfehler. Denn wenn etwas schiefgeht, wenn ein Mitarbeiter z.B. vertrauliche Kundendaten in ein KI-Tool eingibt und ein Datenleck entsteht, dann wird die fehlende Schulung zum Problem. Gerichte und Aufsichtsbehörden werden fragen: Haben Sie Ihre Sorgfaltspflicht erfüllt? Haben Sie Ihre Mitarbeiter geschult? Fehlende KI-Kompetenz wird zum erschwerenden Faktor bei anderen Verstößen.

Das ist übrigens ein Muster, das wir auch bei der DSGVO und der kommenden E-Rechnungspflicht sehen: Die eigentliche Gefahr liegt nicht im Paragrafen selbst, sondern in den Folgeschäden bei Nichteinhaltung.

So dokumentieren Sie die Schulung

Sie brauchen kein Zertifikat. Aber Sie brauchen einen Nachweis.

Mein Vorschlag: Halten Sie folgende Punkte schriftlich fest.

1. Wer wurde geschult? (Name, Rolle im Unternehmen)
2. Wann fand die Schulung statt? (Datum, Dauer)
3. Was waren die Inhalte? (Themenübersicht oder Agenda)
4. Wer hat die Schulung durchgeführt? (intern oder externer Anbieter)
5. Welche KI-Systeme werden im Unternehmen eingesetzt? (aktuelle Bestandsaufnahme)

Ein einfaches Dokument reicht. Kein 50-seitiges Schulungskonzept. Kein TÜV-Stempel. Speichern Sie das Dokument zusammen mit einer Unterschriftenliste der Teilnehmer und fertig.

Wichtig: Aktualisieren Sie die Dokumentation, wenn neue KI-Tools eingeführt werden oder neue Mitarbeiter anfangen. Das ist keine einmalige Sache.

Für Unternehmen, die das sauber digitalisieren wollen: Wir bei Plexito bauen genau solche Prozesse in die Software unserer Kunden ein. Aber auch eine Excel-Tabelle tut es für den Anfang.

Vorlage: KI-Schulung in 2 Stunden

Hier ein Ablaufplan, den ich für kleine Teams (5 bis 20 Personen) empfehle. Keine Raketenwissenschaft. Pragmatisch, verständlich, dokumentierbar.

Block 1: Grundlagen (40 Minuten)

• Was ist KI? Unterschied zwischen regelbasierter Software und lernenden Systemen
• Welche KI-Systeme nutzen wir im Unternehmen? (gemeinsame Bestandsaufnahme)
• Live-Demo: So funktioniert ChatGPT/Copilot von innen
• Was KI gut kann: Texte erstellen, zusammenfassen, übersetzen, Daten analysieren
• Was KI nicht kann: Fakten garantieren, Kontext verstehen, Verantwortung übernehmen

Block 2: Risiken und Regeln (30 Minuten)

• Halluzinationen: Warum KI überzeugend falsche Dinge sagt
• Datenschutz: Welche Daten dürfen in KI-Tools eingegeben werden?
• Urheberrecht: Wem gehört der KI-generierte Text?
• Interne Richtlinie: Was ist bei uns erlaubt, was nicht? (gemeinsam erarbeiten)

Pause (10 Minuten)

Block 3: Praxis (30 Minuten)

• Jeder Teilnehmer formuliert einen Prompt für eine Aufgabe aus seinem Arbeitsalltag
• Gemeinsame Besprechung: Was funktioniert, was nicht?
• Tipps für bessere Prompts (Kontext geben, Rolle zuweisen, Ausgabeformat vorgeben)

Block 4: Abschluss und Dokumentation (10 Minuten)

• Offene Fragen klären
• Zusammenfassung der internen KI-Richtlinie
• Unterschriftenliste und Schulungsnachweis ausfüllen
• Nächster Termin: Auffrischung in 6 Monaten

Das Ganze passt in einen Vormittag. Oder zwei lange Mittagspausen. Der Aufwand ist überschaubar, der Nutzen doppelt: Sie erfüllen die gesetzliche Pflicht und Ihre Mitarbeiter arbeiten danach besser mit KI.

Mein persönlicher Blick darauf

Ich habe bei DHL, Instacart, Delivery Hero und New Relic gearbeitet, bevor ich Plexito gegründet habe. In jedem dieser Unternehmen war KI-Kompetenz ein Thema. Aber nur in den großen Tech-Firmen wurde aktiv geschult.

Jetzt sehe ich als Gründer eines Softwareunternehmens für den Mittelstand die andere Seite. Meine Kunden in der Eifel und im Rheinland, Handwerksbetriebe, Dienstleister, kleine Produktionsfirmen, die nutzen alle KI. Oft wissen sie es nicht mal. Die automatische Texterkennung in der Buchhaltungs-App? KI. Die Kundenservice-Vorschläge im CRM? KI. Die Übersetzungsfunktion im E-Mail-Programm? KI.

Und genau darin liegt ja die Chance. Während alle auf die großen Regulierungsthemen starren, auf Hochrisiko-KI, auf Millionenstrafen, auf verbotene Praktiken, können Sie als KMU mit einer simplen Zwei-Stunden-Schulung einen echten Vorsprung aufbauen. Ihre Mitarbeiter verstehen KI besser. Sie machen weniger Fehler. Sie nutzen die Tools produktiver. Und Sie haben die Dokumentation, falls doch mal jemand fragt.

Das ist doch eigentlich ein ziemlich guter Deal.

Was Sie jetzt tun sollten

Drei Schritte, heute noch machbar:

1. Bestandsaufnahme: Schreiben Sie auf, welche KI-Systeme in Ihrem Unternehmen im Einsatz sind. Fragen Sie Ihre Mitarbeiter. Sie werden überrascht sein.

2. Termin blocken: Planen Sie eine Zwei-Stunden-Schulung innerhalb der nächsten vier Wochen. Nutzen Sie die Vorlage oben als Grundlage.

3. Dokumentation anlegen: Erstellen Sie ein einfaches Dokument für den Schulungsnachweis. Name, Datum, Inhalte, Unterschriften. Fertig.

Wenn Sie sich unsicher sind, ob Ihre KI-Nutzung unter den AI Act fällt, oder wenn Sie Unterstützung bei der Schulung brauchen: Melden Sie sich bei uns. Wir helfen Mittelständlern in der Region, solche Anforderungen pragmatisch umzusetzen. Ohne Juristendeutsch, ohne Panik, mit einem klaren Plan.

Denn am Ende ist Artikel 4 keine Bürde. Er ist ein Anstoß, sich mit dem Thema zu beschäftigen, bevor es teuer wird.