Die wahren Kosten von "Wir machen das mit Excel"

Sie haben mal durchgerechnet, was Ihr Excel-Setup wirklich kostet? Nicht die Lizenz. Die ist ja quasi kostenlos. Ich meine die Stunden, die Fehler, die Workarounds. Den Frust am Montagmorgen, wenn jemand eine Formel überschrieben hat.

Ich habe bei DHL, Instacart, Delivery Hero und New Relic gearbeitet, bevor ich Plexito gegründet habe. Dort habe ich gesehen, wie Fortune-500-Unternehmen Millionen für die falschen Tools verbrennen. Und ich sehe jetzt bei 5-Personen-Betrieben in der Eifel, wie sie Tausende an Excel verlieren. Das Muster ist dasselbe: Die Lizenzkosten sind niedrig, aber die versteckten Kosten sind enorm.

In diesem Artikel vergleiche ich drei typische Geschäftsprozesse über drei Jahre: Excel gegen SaaS-Tool gegen Individualsoftware. Mit echten Zahlen. Und einem Compliance-Risiko, das viele KMU schlicht ignorieren.

Übrigens: Ich schreibe das nicht, um Excel schlecht zu reden. Excel ist ein großartiges Werkzeug. Für Analysen, für Ad-hoc-Berechnungen, für Prototypen. Ich benutze es selbst fast täglich. Aber als dauerhaftes Betriebssystem für Ihre Kernprozesse? Da wird es teuer. Und das lässt sich belegen.

Prozess 1: Kundenpipeline und CRM

Nehmen wir ein Handwerksunternehmen mit 8 Mitarbeitern. Anfragen kommen per Telefon, E-Mail, WhatsApp. Aktuell pflegt jemand eine Excel-Tabelle mit Kundenkontakten, Angebotsstatus und Notizen.

Excel

Die Tabelle wächst. Irgendwann hat sie 40 Spalten und 2.000 Zeilen. Wer hat den Kunden zuletzt angerufen? Steht irgendwo in den Notizen. Vielleicht. Es gibt keine automatischen Erinnerungen, keine Nachverfolgung, kein Reporting. Die Geschäftsleitung fragt: "Wie viele offene Angebote haben wir gerade?" Dann sitzt jemand 20 Minuten da und zählt.

Zeitaufwand pro Woche: 5-8 Stunden (Pflege, Suche, manuelle Auswertungen). Bei 40 EUR Mitarbeiterkosten pro Stunde sind das 800-1.280 EUR monatlich. Klingt übertrieben? Rechnen Sie mal nach: Morgens die Tabelle öffnen, neue Kontakte eintragen, alte suchen, Status aktualisieren, Infos an Kollegen weiterleiten. Dann ruft ein Kunde an und fragt nach seinem Angebot. "Moment, ich schaue mal..." Und dann scrollen Sie 5 Minuten durch die Tabelle.

Dazu kommt: Wenn die Person, die die Tabelle pflegt, krank wird oder kündigt, steht oft niemand da, der sich zurechtfindet. Das Wissen steckt im Kopf einer Person, nicht im System.

HubSpot Free / Pipedrive

Ein kostenloses CRM wie HubSpot oder ein günstiges wie Pipedrive (ab 15 EUR/Nutzer/Monat) löst die meisten Probleme sofort. Kontakte werden zentral gepflegt, Erinnerungen kommen automatisch, der Vertrieb hat eine Pipeline-Ansicht.

Zeitaufwand pro Woche: 1-2 Stunden. Monatliche Kosten für 3 Nutzer: 0-90 EUR Lizenz plus 160-320 EUR Arbeitszeit.

Individualsoftware

Ein CRM, das direkt an den Rechnungsprozess angebunden ist, an die Website-Formulare, an den Kalender. Kein manuelles Übertragen. Ein Kunde füllt das Kontaktformular aus, landet automatisch im CRM, bekommt automatisch eine Bestätigung, der zuständige Mitarbeiter sieht den neuen Lead in seiner Aufgabenliste.

Zeitaufwand pro Woche: unter 1 Stunde. Monatliche Kosten: ab 249 EUR (Abo-Modell inklusive Wartung und Support). Ja, der Monatspreis ist höher. Aber schauen Sie auf die Gesamtkosten: 249 EUR Lizenz plus 160 EUR Arbeitszeit sind 409 EUR im Monat. Die Excel-Variante kostet 800-1.280 EUR, nur in Arbeitszeit. Wir kommen gleich zur 3-Jahres-Rechnung.

Prozess 2: Zeiterfassung

Gerade bei Betrieben mit Außendienst, Baustellen oder Projektarbeit ist Zeiterfassung ein Dauerthema. Und nein, das ist kein "nice to have" mehr. Seit dem BAG-Urteil von September 2022 ist die systematische Erfassung der Arbeitszeit in Deutschland verpflichtend. Der Arbeitgeber muss ein System bereitstellen, mit dem Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit erfasst werden. Eine Excel-Tabelle, in die Mitarbeiter selbst etwas eintragen, erfüllt das nur unter sehr großzügiger Auslegung.

Excel

Mitarbeiter tragen ihre Zeiten in eine geteilte Excel-Datei ein. Am Monatsende überträgt jemand die Daten ins Lohnabrechnungssystem. Klingt einfach, ist es aber nicht: Zellen werden versehentlich überschrieben, Formate stimmen nicht überein, Mitarbeiter vergessen Einträge und tragen drei Tage am Stück nach.

Zeitaufwand pro Woche: 3-5 Stunden (Erfassung, Kontrolle, Korrekturen, monatliche Übertragung). Bei einer 5-Personen-Firma kommen da schnell 500-800 EUR monatlich zusammen.

Und: Es gibt keine verlässliche Auswertung. "Wie viele Stunden hat Projekt X bisher gebraucht?" Diese Frage beantwortet Ihnen niemand in unter 10 Minuten, wenn die Daten in einer Excel-Tabelle liegen. Eigentlich sollte das eine Sekundenfrage sein.

Clockify / toggl

Cloudbasierte Zeiterfassung ab 0-5 EUR pro Nutzer und Monat. Mitarbeiter stempeln per App oder Browser. Reports werden automatisch generiert. Export in die Lohnbuchhaltung per Klick.

Der Unterschied im Alltag ist spürbar: Kein Nachtragen mehr. Kein "Ich hab vergessen, meine Stunden einzutragen." Die App erinnert, und die Daten sind sofort verfügbar. Am Monatsende fällt die ganze manuelle Übertragung weg.

Zeitaufwand pro Woche: 30-60 Minuten (Kontrolle und Freigabe). Monatliche Kosten: 0-50 EUR Lizenz plus 80-160 EUR Arbeitszeit.

Integrierte Lösung

Zeiterfassung, die direkt mit CRM und Rechnungsstellung verknüpft ist. Mitarbeiter erfassen Zeit auf Projekte, die automatisch dem richtigen Kunden zugeordnet werden. Monatsende: Ein Klick, die Rechnung wird erstellt.

Zeitaufwand pro Woche: unter 30 Minuten. Monatliche Kosten: ab 249 EUR (als Teil einer Gesamtlösung, die auch CRM und Rechnungsstellung abdeckt).

Prozess 3: Rechnungserstellung

Hier wird es ernst. Denn bei Rechnungen geht es nicht nur um Effizienz, sondern auch um Compliance.

Excel

Viele KMU erstellen Rechnungen mit einer Excel-Vorlage. Kundendaten rein, Positionen eintragen, Summe berechnen, als PDF exportieren, per E-Mail verschicken. Funktioniert. Irgendwie.

Zeitaufwand pro Rechnung: 15-30 Minuten (inklusive Kundendaten nachschauen, Rechnungsnummer vergeben, Datei ablegen). Bei 40 Rechnungen im Monat sind das 10-20 Stunden. Also 400-800 EUR monatlich an Arbeitszeit.

Und dann gibt es noch das GoBD-Problem.

Das Risiko ist real. Ich spreche eben nicht von Theorie. Steuerberater berichten regelmäßig davon, dass Mandanten bei Prüfungen Probleme bekommen, weil ihre digitale Buchführung auf Excel basiert. Und seit 2025 wird die E-Rechnungspflicht schrittweise eingeführt. Ab 2027 müssen alle B2B-Rechnungen im strukturierten elektronischen Format (ZUGFeRD oder XRechnung) versendet werden. Mit Excel wird das nicht gehen.

sevDesk / lexoffice

Rechnungssoftware ab 8-20 EUR monatlich. Kundenstammdaten werden einmal angelegt, Rechnungsnummern automatisch vergeben, der Versand läuft digital. Mahnwesen gibt es oft dazu, und die DATEV-Schnittstelle für den Steuerberater spart nochmal ein paar Stunden im Monat.

GoBD-konform? Teilweise. Die Rechnungserstellung selbst ist konform, aber sobald Sie Daten exportieren und extern weiterverarbeiten, verlassen Sie den geschützten Bereich. Und: Die Kundendaten und Projektzeiten müssen Sie trotzdem manuell eingeben, wenn kein CRM angebunden ist.

Zeitaufwand pro Rechnung: 3-5 Minuten. Bei 40 Rechnungen monatlich: unter 4 Stunden. Monatliche Kosten: 8-20 EUR Lizenz plus 120-160 EUR Arbeitszeit.

Individuelle Lösung

Rechnungen werden automatisch aus den CRM-Daten und der Zeiterfassung generiert. Positionen, Stundensätze, Kundendaten: alles vorausgefüllt. Revisionssichere Archivierung inklusive. Vollständig GoBD-konform, weil das System die Unveränderbarkeit auf Datenbankebene garantiert.

Zeitaufwand pro Rechnung: unter 1 Minute (Kontrolle und Freigabe). Bei 40 Rechnungen monatlich: unter 1 Stunde. Monatliche Kosten: ab 249 EUR (als Teil einer Gesamtlösung).

Die Gesamtrechnung über 3 Jahre

Jetzt wird es interessant. Schauen wir uns die Gesamtkosten über drei Jahre an, wenn wir alle drei Prozesse zusammennehmen.

Lesen Sie die Zahlen nochmal. Excel kostet "nichts", aber über drei Jahre zahlen Sie zwischen 69.000 und 144.000 EUR an Arbeitszeit. Dafür bekommen Sie eine Lösung, die nicht GoBD-konform ist, keine Automatisierung bietet und bei der regelmäßig Fehler passieren.

Die SaaS-Variante ist deutlich günstiger. Drei separate Tools, die jeweils ihren Job machen. Der Nachteil: Die Tools sprechen nicht miteinander. Daten werden zwischen CRM, Zeiterfassung und Rechnungstool manuell übertragen. Das kostet immer noch 3-5 Stunden pro Woche.

Individualsoftware hat den höchsten Monatspreis, aber die niedrigsten Gesamtkosten. Weil alles zusammenhängt, entfällt der manuelle Aufwand fast komplett. CRM-Daten fließen in die Zeiterfassung, Zeiterfassung fließt in die Rechnung. Kein Copy-Paste zwischen drei verschiedenen Programmen.

Und noch etwas, das die Tabelle nicht zeigt: der Wert der gewonnenen Zeit. Die 10-20 Stunden pro Woche, die jemand mit Excel-Pflege verbringt, könnte diese Person mit Kundenakquise, Projektarbeit oder Mitarbeiterführung verbringen. Was ist Ihnen das wert?

Wenn Sie sich dafür interessieren, wie solche integrierten Workflows in der Praxis aussehen, schauen Sie sich unseren Artikel zu Workflows, die Stunden sparen an. Oder lesen Sie direkt, wie wir Unternehmen helfen, Excel durch echte Software zu ersetzen und Rechnungen zu automatisieren.

Der versteckte Kostenfaktor, den niemand einpreist

Fehler.

In einer Excel-Tabelle passieren Fehler leise. Eine Formel wird überschrieben. Ein Dezimalkomma rutscht. Ein Kundenkontakt wird doppelt angelegt. Eine Rechnung geht an die falsche Adresse.

Studien der Universität Hawaii zeigen: 88% aller Excel-Tabellen enthalten Fehler. Das ist keine Übertreibung. Denken Sie an Ihre eigenen Tabellen. Haben Sie jemals eine gefunden, in der eine Formel kaputt war? Eben.

Was kosten diese Fehler?

• Eine falsche Rechnung, die der Kunde reklamiert: 30-60 Minuten Korrekturaufwand plus Vertrauensverlust
• Ein vergessener Lead, der zur Konkurrenz geht: den gesamten Auftragswert
• Doppelte Datensätze, die zu falschen Reports führen: Fehlentscheidungen der Geschäftsleitung
• Ein GoBD-Verstoß bei der Betriebsprüfung: Steuernachzahlung plus Zuschläge

Diese Kosten tauchen nirgendwo in der Excel-Tabelle auf. Sie sind da, aber unsichtbar.

Ich erinnere mich an ein Gespräch mit einem Handwerksbetrieb hier in der Region. Der Chef hatte über Jahre hinweg Angebote in Excel verwaltet. Irgendwann stellte sich heraus, dass ein Mitarbeiter monatelang mit veralteten Materialpreisen kalkuliert hatte, weil er eine alte Version der Preisliste verwendet hat. Die Differenz: über 12.000 EUR in sechs Monaten. Nicht weil jemand Fehler machen wollte, sondern weil Excel keine Versionskontrolle hat, die davor schützt.

Opportunitätskosten: Was Sie verpassen

Neben den direkten Fehlerkosten gibt es noch etwas, das schwerer zu messen ist: die verpassten Chancen. Wenn Ihr CRM eine Excel-Tabelle ist, können Sie Ihren Kunden keine automatische Nachverfolgung anbieten. Kein "Ihr Angebot läuft in 3 Tagen ab" per E-Mail. Kein Reminder, wenn ein Bestandskunde seit 6 Monaten nichts bestellt hat.

Ein richtiges CRM kann das. Automatisch. Ohne dass jemand daran denken muss. Das sind keine Spielereien. Das ist Umsatz, der Ihnen heute durch die Lappen geht, weil Ihr System ihn nicht einfangen kann.

Ein Betrieb, mit dem wir zusammenarbeiten, hat nach der Umstellung auf ein CRM mit automatischen Erinnerungen festgestellt, dass ca. 15% ihrer Angebote vorher unbeantwortet geblieben sind. Nicht weil die Kunden nicht wollten, sondern weil niemand nachgehakt hat. Bei einem durchschnittlichen Auftragswert von 3.000 EUR und 20 Angeboten pro Monat waren das 9.000 EUR pro Monat, die einfach liegen geblieben sind.

Was am Montag passieren sollte

Sie müssen nicht morgen alles umstellen. Aber Sie sollten nächste Woche drei Dinge tun:

1. Messen Sie den tatsächlichen Zeitaufwand. Eine Woche lang. Jedes Mal, wenn Sie oder ein Mitarbeiter eine Excel-Tabelle öffnet, um Kundendaten zu pflegen, Zeiten einzutragen oder eine Rechnung zu erstellen: Stoppuhr laufen lassen. Sie werden überrascht sein.

2. Prüfen Sie Ihre GoBD-Konformität. Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater darüber, wie Ihre digitale Buchführung aufgestellt ist. Fragen Sie konkret nach: "Sind unsere Excel-basierten Rechnungen bei einer Betriebsprüfung ein Problem?" Die Antwort wird nämlich unbequem sein.

3. Rechnen Sie die 3-Jahres-Kosten aus. Nutzen Sie die Tabelle oben als Vorlage. Setzen Sie Ihre eigenen Zahlen ein. Wie viele Stunden verbringen Sie pro Woche mit manuellen Prozessen? Was kostet eine Arbeitsstunde bei Ihnen? Multiplizieren Sie das mit 156 Wochen (3 Jahre). Das ist Ihre Vergleichsbasis. Vergessen Sie nicht, die Arbeitgeberanteile einzurechnen. Ein Mitarbeiter, der 25 EUR brutto pro Stunde verdient, kostet Sie mit allen Nebenkosten eher 35-40 EUR.

Danach können Sie eine fundierte Entscheidung treffen. Vielleicht reichen SaaS-Tools für den Anfang, das ist für viele Betriebe der richtige erste Schritt. Vielleicht lohnt sich direkt eine integrierte Lösung, weil Ihre Prozesse digitalisiert werden sollten. Vielleicht reicht Excel doch, weil Ihre Prozesse so einfach sind, dass der Aufwand minimal ist. Das gibt es auch, und dann ist Excel tatsächlich die richtige Wahl.

Aber die Entscheidung sollte auf Zahlen basieren. Nicht auf dem Gefühl, dass Excel ja "kostenlos" ist.

Die meisten Unternehmer, mit denen ich spreche, sind nach dieser Rechnung überrascht. Nicht weil die Zahlen unrealistisch sind, sondern weil sie sie noch nie aufgeschrieben haben. Man gewöhnt sich doch daran, dass Dinge so laufen wie sie laufen. Erst wenn Sie die Kosten schwarz auf weiß sehen, wird klar: "Wir machen das mit Excel" ist keine Spar-Strategie. Es ist ein teurer Gewohnheitsentscheid.

Wenn Sie wollen, rechne ich das mit Ihnen durch. Kostenlos, unverbindlich, 30 Minuten. Wir schauen uns Ihre drei wichtigsten Prozesse an und rechnen gemeinsam aus, was die aktuelle Lösung wirklich kostet. Danach wissen Sie, ob sich ein Wechsel lohnt, und wenn ja, welcher Weg der sinnvollste ist. Sprechen Sie mich einfach an. Oder schauen Sie sich erstmal an, was wir bei Plexito machen.