التكاليف الحقيقية لجملة "نستخدم Excel"

هل حسبتم يوما ما يكلفكم اعداد Excel فعلا؟ لا اقصد رسوم الترخيص. هي شبه مجانية. اقصد الساعات والاخطاء والحلول المؤقتة. الاحباط صباح الاثنين عندما يكتشف احدهم ان معادلة تم الكتابة فوقها.

عملت في DHL وInstacart وDelivery Hero وNew Relic قبل تاسيس Plexito. هناك رايت كيف تحرق شركات Fortune 500 الملايين على الادوات الخاطئة. والان ارى شركات من 5 اشخاص في منطقة Eifel تخسر الاف بسبب Excel. النمط واحد: تكاليف الترخيص منخفضة، لكن التكاليف الخفية هائلة.

في هذا المقال اقارن ثلاث عمليات تجارية نموذجية على مدى ثلاث سنوات: Excel مقابل ادوات SaaS مقابل برمجيات مخصصة. بارقام حقيقية. ومع خطر امتثال تتجاهله كثير من الشركات الصغيرة.

بالمناسبة: لا اكتب هذا لاذم Excel. Excel اداة رائعة. للتحليلات وللحسابات السريعة وللنماذج الاولية. استخدمه بنفسي يوميا تقريبا. لكن كنظام تشغيل دائم لعملياتكم الاساسية؟ هنا يصبح مكلفا. والارقام تثبت ذلك.

العملية 1: خط انابيب العملاء وCRM

لنأخذ شركة حرفية بها 8 موظفين. الاستفسارات تصل عبر الهاتف والبريد الالكتروني وWhatsApp. حاليا يقوم شخص ما بتحديث جدول Excel يحتوي على بيانات العملاء وحالة العروض والملاحظات.

Excel

الجدول يكبر. في مرحلة ما يحتوي على 40 عمودا و2,000 صف. من اتصل بالعميل اخر مرة؟ في مكان ما بين الملاحظات. ربما. لا توجد تذكيرات تلقائية ولا متابعة ولا تقارير. الادارة تسال: "كم عرض مفتوح لدينا حاليا؟" فيجلس شخص ما 20 دقيقة ويعد.

الوقت المطلوب اسبوعيا: 5 الى 8 ساعات (صيانة، بحث، تقارير يدوية). بتكلفة 40 يورو للساعة هذا يعني 800 الى 1,280 يورو شهريا. يبدو مبالغا؟ احسبوا: فتح الجدول صباحا، ادخال جهات اتصال جديدة، البحث عن القديمة، تحديث الحالات، ارسال المعلومات للزملاء. ثم يتصل عميل يسال عن عرضه. "لحظة، دعني ابحث..." وبعدها تقلبون في الجدول لمدة 5 دقائق.

واضيفوا الى ذلك: اذا مرض الشخص الذي يدير الجدول او استقال، غالبا لا يوجد من يعرف طريقه فيه. المعرفة في راس شخص واحد وليس في النظام.

HubSpot Free / Pipedrive

نظام CRM مجاني مثل HubSpot او نظام بتكلفة معقولة مثل Pipedrive (يبدا من 15 يورو لكل مستخدم شهريا) يحل معظم المشاكل فورا. جهات الاتصال تدار مركزيا والتذكيرات تاتي تلقائيا وفريق المبيعات لديه عرض خط الانابيب.

الوقت المطلوب اسبوعيا: 1 الى 2 ساعة. التكلفة الشهرية لـ 3 مستخدمين: 0 الى 90 يورو ترخيص بالاضافة الى 160 الى 320 يورو وقت عمل.

برمجيات مخصصة

نظام CRM مرتبط مباشرة بعملية الفوترة ونماذج الموقع والتقويم. لا نقل يدوي. عميل يملا نموذج الاتصال ويدخل تلقائيا في CRM ويحصل تلقائيا على تاكيد والموظف المسؤول يرى العميل الجديد في قائمة مهامه.

الوقت المطلوب اسبوعيا: اقل من ساعة. التكلفة الشهرية: من 249 يورو (نموذج اشتراك يشمل الصيانة والدعم). نعم السعر الشهري اعلى. لكن انظروا الى التكلفة الاجمالية: 249 يورو ترخيص مع 160 يورو وقت عمل يساوي 409 يورو شهريا. Excel يكلف 800 الى 1,280 يورو في وقت العمل فقط. سنصل الى حساب 3 سنوات قريبا.

العملية 2: تسجيل ساعات العمل

خاصة في الشركات التي لديها عمل ميداني او مواقع بناء او عمل مشاريع، تسجيل الوقت موضوع دائم. ولا، هذا لم يعد "ميزة اضافية". منذ حكم محكمة العمل الالمانية الاتحادية في سبتمبر 2022 اصبح تسجيل ساعات العمل بشكل منهجي الزاميا في المانيا. صاحب العمل يجب ان يوفر نظاما لتسجيل بداية ونهاية ومدة العمل اليومي. جدول Excel يدخل فيه الموظفون بياناتهم بانفسهم يستوفي هذا المتطلب فقط بتفسير سخي جدا.

Excel

الموظفون يدخلون ساعاتهم في ملف Excel مشترك. في نهاية الشهر ينقل شخص ما البيانات الى نظام الرواتب. يبدو بسيطا لكنه ليس كذلك: خلايا تكتب عليها بالخطا وتنسيقات لا تتطابق وموظفون ينسون الادخال ويعبئون ثلاثة ايام دفعة واحدة.

الوقت المطلوب اسبوعيا: 3 الى 5 ساعات (تسجيل، مراجعة، تصحيحات، نقل شهري). لشركة من 5 اشخاص يتجمع بسرعة 500 الى 800 يورو شهريا.

ولا يوجد تحليل موثوق. "كم ساعة استهلك المشروع X حتى الان؟" لا احد يستطيع الاجابة على هذا السؤال في اقل من 10 دقائق اذا كانت البيانات في جدول Excel. يجب ان يكون هذا سؤال يجاب عليه في ثوان.

Clockify / toggl

تسجيل وقت سحابي يبدا من 0 الى 5 يورو لكل مستخدم شهريا. الموظفون يسجلون عبر التطبيق او المتصفح. التقارير تولد تلقائيا. التصدير الى نظام الرواتب بنقرة واحدة.

الفرق في العمل اليومي ملموس: لا مزيد من التسجيل المتاخر. لا مزيد من "نسيت ان ادخل ساعاتي." التطبيق يذكرك والبيانات متاحة فورا. في نهاية الشهر يختفي كل النقل اليدوي.

الوقت المطلوب اسبوعيا: 30 الى 60 دقيقة (مراجعة واعتماد). التكلفة الشهرية: 0 الى 50 يورو ترخيص بالاضافة الى 80 الى 160 يورو وقت عمل.

حل متكامل

تسجيل الوقت مرتبط مباشرة بـ CRM والفوترة. الموظفون يسجلون الوقت على مشاريع تخصص تلقائيا للعميل الصحيح. نهاية الشهر: نقرة واحدة والفاتورة جاهزة.

الوقت المطلوب اسبوعيا: اقل من 30 دقيقة. التكلفة الشهرية: من 249 يورو (كجزء من حل متكامل يشمل ايضا CRM والفوترة).

العملية 3: اصدار الفواتير

هنا يصبح الامر جديا. لان الفوترة لا تتعلق فقط بالكفاءة بل ايضا بالامتثال.

Excel

كثير من الشركات الصغيرة تنشئ فواتيرها بقالب Excel. بيانات العميل تدخل والبنود تسجل والمجموع يحسب ويصدر كـ PDF ويرسل بالبريد الالكتروني. يعمل. نوعا ما.

الوقت المطلوب لكل فاتورة: 15 الى 30 دقيقة (بما في ذلك البحث عن بيانات العميل وتعيين رقم الفاتورة وحفظ الملف). مع 40 فاتورة شهريا هذا 10 الى 20 ساعة. اي 400 الى 800 يورو شهريا في وقت العمل.

وبعدها هناك مشكلة الامتثال.

الخطر حقيقي. لا اتحدث عن نظريات. المحاسبون يبلغون بانتظام عن عملاء يواجهون مشاكل اثناء التدقيق لان دفاترهم الرقمية مبنية على Excel. ومنذ 2025 يتم تطبيق الزامية الفاتورة الالكترونية تدريجيا. اعتبارا من 2027 يجب ارسال جميع فواتير B2B بتنسيق الكتروني منظم (ZUGFeRD او XRechnung). مع Excel لن يكون هذا ممكنا.

sevDesk / lexoffice

برامج فوترة تبدا من 8 الى 20 يورو شهريا. بيانات العملاء الاساسية تدخل مرة واحدة وارقام الفواتير تعين تلقائيا والارسال رقمي. نظام التذكير بالمستحقات غالبا مشمول وواجهة DATEV للمحاسب توفر ساعات اضافية شهريا.

متوافق مع GoBD؟ جزئيا. اصدار الفواتير نفسه متوافق لكن بمجرد تصدير البيانات ومعالجتها خارجيا تغادرون المنطقة المحمية. وبيانات العملاء واوقات المشاريع يجب ادخالها يدويا اذا لم يكن هناك CRM مرتبط.

الوقت المطلوب لكل فاتورة: 3 الى 5 دقائق. مع 40 فاتورة شهريا: اقل من 4 ساعات. التكلفة الشهرية: 8 الى 20 يورو ترخيص بالاضافة الى 120 الى 160 يورو وقت عمل.

حل مخصص

الفواتير تولد تلقائيا من بيانات CRM وتسجيل الوقت. البنود ومعدلات الساعة وبيانات العملاء: كلها معبأة مسبقا. الارشفة المقاومة للتلاعب مشمولة. متوافق تماما مع GoBD لان النظام يضمن عدم قابلية التعديل على مستوى قاعدة البيانات.

الوقت المطلوب لكل فاتورة: اقل من دقيقة (مراجعة واعتماد). مع 40 فاتورة شهريا: اقل من ساعة. التكلفة الشهرية: من 249 يورو (كجزء من حل متكامل).

الحساب الاجمالي على مدى 3 سنوات

الان يصبح الامر ممتعا. لننظر الى التكاليف الاجمالية على مدى ثلاث سنوات عند جمع العمليات الثلاث.

اقراوا الارقام مرة اخرى. Excel يكلف "لا شيء"، لكن على مدى ثلاث سنوات تدفعون بين 69,000 و144,000 يورو في وقت العمل. وتحصلون على حل غير متوافق مع التدقيق ولا يقدم اتمتة وتحدث فيه اخطاء بانتظام.

خيار SaaS ارخص بكثير. ثلاث ادوات منفصلة كل منها يؤدي وظيفته. العيب: الادوات لا تتحدث مع بعضها. البيانات تنقل يدويا بين CRM وتسجيل الوقت واداة الفوترة. هذا لا يزال يكلف 3 الى 5 ساعات اسبوعيا.

البرمجيات المخصصة لديها اعلى سعر شهري لكن اقل تكلفة اجمالية. لان كل شيء مترابط يختفي الجهد اليدوي تقريبا. بيانات CRM تتدفق الى تسجيل الوقت وتسجيل الوقت يتدفق الى الفاتورة. لا نسخ ولصق بين ثلاثة برامج مختلفة.

وشيء اخر لا يظهره الجدول: قيمة الوقت المستعاد. الـ 10 الى 20 ساعة اسبوعيا التي يقضيها شخص ما في صيانة Excel يمكن لهذا الشخص قضاؤها في اكتساب عملاء او عمل المشاريع او قيادة الفريق. ما قيمة ذلك بالنسبة لكم؟

اذا كنتم مهتمين بمعرفة كيف تبدو مسارات العمل المتكاملة في الممارسة، اطلعوا على مقالنا حول مسارات عمل توفر ساعات.

عامل التكلفة الخفي الذي لا يحسبه احد

الاخطاء.

في جدول Excel تحدث الاخطاء بصمت. معادلة يكتب فوقها. فاصلة عشرية تزحف. جهة اتصال عميل تنشا مرتين. فاتورة ترسل للعنوان الخطا.

دراسات من جامعة Hawaii تظهر: 88% من جميع جداول Excel تحتوي على اخطاء. هذا ليس مبالغة. فكروا في جداولكم الخاصة. هل وجدتم يوما جدولا فيه معادلة معطلة؟ بالضبط.

ما تكلفة هذه الاخطاء؟

• فاتورة خاطئة يعترض عليها العميل: 30 الى 60 دقيقة وقت تصحيح بالاضافة الى فقدان الثقة
• عميل محتمل منسي ذهب للمنافس: قيمة العقد بالكامل
• سجلات مكررة تؤدي الى تقارير خاطئة: قرارات خاطئة من الادارة
• مخالفة امتثال اثناء التدقيق الضريبي: ضرائب متاخرة مع غرامات

هذه التكاليف لا تظهر في اي مكان في جدول Excel. موجودة لكنها غير مرئية.

اتذكر محادثة مع شركة حرفية في المنطقة. المدير كان يدير العروض في Excel لسنوات. في مرحلة ما اكتشف ان موظفا كان يحسب لاشهر باسعار مواد قديمة لانه استخدم نسخة قديمة من قائمة الاسعار. الفرق: اكثر من 12,000 يورو في ستة اشهر. ليس لان احدا اراد ارتكاب خطا، بل لان Excel لا يملك نظام تحكم بالنسخ يحمي من هذا.

تكاليف الفرصة البديلة: ما يفوتكم

بجانب تكاليف الاخطاء المباشرة هناك شيء اصعب في القياس: الفرص الضائعة. اذا كان CRM الخاص بكم جدول Excel، لا يمكنكم تقديم متابعة تلقائية لعملائكم. لا "عرضكم ينتهي خلال 3 ايام" بالبريد الالكتروني. لا تذكير عندما لم يطلب عميل دائم شيئا منذ 6 اشهر.

نظام CRM حقيقي يستطيع هذا. تلقائيا. دون ان يحتاج احد للتفكير في الامر. هذه ليست الاعيب. هذا ايراد يفلت منكم اليوم لان نظامكم لا يستطيع التقاطه.

شركة نتعاون معها اكتشفت بعد التحول الى CRM مع تذكيرات تلقائية ان حوالي 15% من عروضها كانت تبقى بلا رد سابقا. ليس لان العملاء لم يريدوا بل لان لم يتابع احد. بمتوسط قيمة عقد 3,000 يورو و20 عرضا شهريا كان هذا يعني 9,000 يورو شهريا تبقى على الطاولة.

ما يجب ان يحدث يوم الاثنين

لا تحتاجون تغيير كل شيء غدا. لكن يجب ان تفعلوا ثلاثة اشياء الاسبوع القادم:

1. قيسوا الوقت الفعلي المستهلك. لمدة اسبوع. كل مرة تفتحون انتم او موظف جدول Excel لادارة بيانات العملاء او تسجيل الساعات او اصدار فاتورة: شغلوا ساعة التوقيت. ستتفاجاون.

2. تحققوا من امتثالكم المحاسبي. تحدثوا مع محاسبكم عن وضع دفاتركم الرقمية. اسالوا بشكل محدد: "هل فواتيرنا المبنية على Excel مشكلة عند التدقيق؟" الاجابة ستكون غير مريحة.

3. احسبوا تكلفة 3 سنوات. استخدموا الجدول اعلاه كقالب. ادخلوا ارقامكم. كم ساعة تقضون اسبوعيا في عمليات يدوية؟ كم تكلفة ساعة عمل عندكم؟ اضربوا في 156 اسبوعا (3 سنوات). هذا اساس المقارنة. لا تنسوا حساب تكاليف صاحب العمل الاضافية. موظف يكسب 25 يورو اجمالي في الساعة يكلفكم مع جميع التكاليف الجانبية اقرب الى 35 الى 40 يورو.

بعد ذلك تستطيعون اتخاذ قرار مبني على معلومات. ربما تكفي ادوات SaaS للبداية وهذا لكثير من الشركات الخطوة الاولى الصحيحة. ربما يستحق حل متكامل مباشرة لان عملياتكم مترابطة. ربما يكفي Excel فعلا لان عملياتكم بسيطة بما يكفي والجهد ضئيل. هذا ممكن ايضا وفي هذه الحالة Excel فعلا الخيار الصحيح.

لكن القرار يجب ان يبنى على ارقام. وليس على الشعور بان Excel "مجاني".

معظم اصحاب الشركات الذين اتحدث معهم يتفاجاون بعد هذا الحساب. ليس لان الارقام غير واقعية بل لانهم لم يكتبوها من قبل. نعتاد على ان الامور تسير كما تسير. فقط عندما ترون التكاليف بالابيض والاسود يتضح: "نستخدم Excel" ليست استراتيجية توفير. بل قرار عادة مكلف.

اذا اردتم يمكنني حساب ذلك معكم. مجانا، بدون التزام، 30 دقيقة. ننظر في عملياتكم الثلاث الاهم ونحسب معا ما تكلفه الحلول الحالية فعلا. بعدها تعرفون هل يستحق التبديل، واذا نعم، اي طريق الاكثر منطقية. تواصلوا معنا. او اطلعوا اولا على ما نقدمه في Plexito.