De werkelijke kosten van "We doen dat met Excel"

Heeft u ooit berekend wat uw Excel-setup werkelijk kost? Niet de licentie. Die is praktisch gratis. Ik bedoel de uren, de fouten, de workarounds. De frustratie op maandagochtend als iemand een formule heeft overschreven.

Ik heb bij DHL, Instacart, Delivery Hero en New Relic gewerkt voordat ik Plexito oprichtte. Daar zag ik hoe Fortune 500-bedrijven miljoenen verbranden aan de verkeerde tools. En nu zie ik hoe bedrijven met 5 mensen in de Eifelregio duizenden euro's verliezen aan Excel. Het patroon is hetzelfde: licentiekosten zijn laag, maar verborgen kosten zijn enorm.

In dit artikel vergelijk ik drie typische bedrijfsprocessen over drie jaar: Excel versus SaaS-tool versus maatwerksoftware. Met echte cijfers. En een nalevingsrisico dat veel mkb'ers gewoon negeren.

Overigens: ik schrijf dit niet om Excel af te kraken. Excel is een geweldig hulpmiddel. Voor analyses, voor ad-hocberekeningen, voor prototypes. Ik gebruik het zelf bijna dagelijks. Maar als permanent besturingssysteem voor uw kernprocessen? Dan wordt het duur. En de cijfers bewijzen het.

Proces 1: Klantpijplijn en CRM

Neem een ambachtsbedrijf met 8 medewerkers. Aanvragen komen binnen via telefoon, e-mail, WhatsApp. Momenteel houdt iemand een Excel-spreadsheet bij met klantcontacten, offertestatus en notities.

Excel

De spreadsheet groeit. Op een gegeven moment heeft hij 40 kolommen en 2.000 rijen. Wie heeft de klant als laatste gebeld? Ergens in de notities. Misschien. Er zijn geen automatische herinneringen, geen opvolging, geen rapportage. Het management vraagt: "Hoeveel openstaande offertes hebben we?" Dan zit iemand 20 minuten te tellen.

Tijdbesteding per week: 5 tot 8 uur (onderhoud, zoeken, handmatige rapportages). Bij 40 EUR medewerkerskosten per uur is dat 800 tot 1.280 EUR per maand. Klinkt overdreven? Reken maar na: 's ochtends de spreadsheet openen, nieuwe contacten toevoegen, oude opzoeken, statussen bijwerken, informatie doorsturen naar collega's. Dan belt een klant over zijn offerte. "Momentje, ik kijk even..." En dan scrolt u 5 minuten door het bestand.

Daar komt bij: als de persoon die de spreadsheet bijhoudt ziek wordt of vertrekt, kan vaak niemand zijn weg vinden. De kennis zit in het hoofd van een persoon, niet in het systeem.

HubSpot Free / Pipedrive

Een gratis CRM zoals HubSpot of een betaalbaar CRM zoals Pipedrive (vanaf 15 EUR per gebruiker per maand) lost de meeste problemen direct op. Contacten worden centraal beheerd, herinneringen komen automatisch, sales heeft een pijplijnweergave.

Tijdbesteding per week: 1 tot 2 uur. Maandelijkse kosten voor 3 gebruikers: 0 tot 90 EUR licentie plus 160 tot 320 EUR arbeid.

Maatwerksoftware

Een CRM dat direct gekoppeld is aan het facturatieproces, aan websiteformulieren, aan de agenda. Geen handmatige overdracht. Een klant vult het contactformulier in, komt automatisch in het CRM terecht, krijgt automatisch een bevestiging, en de verantwoordelijke medewerker ziet de nieuwe lead in zijn takenlijst.

Tijdbesteding per week: minder dan 1 uur. Maandelijkse kosten: vanaf 249 EUR (abonnementsmodel inclusief onderhoud en support). Ja, de maandprijs is hoger. Maar kijk naar de totale kosten: 249 EUR licentie plus 160 EUR arbeid is 409 EUR per maand. De Excel-variant kost 800 tot 1.280 EUR, alleen al aan arbeid. We komen zo bij de 3-jaarsberekening.

Proces 2: Tijdregistratie

Vooral bij bedrijven met buitendienst, bouwplaatsen of projectwerk is tijdregistratie een terugkerend thema. En nee, dit is geen "nice to have" meer. In Duitsland is sinds het arrest van het Bundesarbeitsgericht van september 2022 de systematische registratie van werktijden verplicht. De werkgever moet een systeem bieden om begin, einde en duur van de dagelijkse werktijd vast te leggen. Een Excel-spreadsheet waarin medewerkers zelf hun uren invullen voldoet daar alleen bij een zeer ruime interpretatie. In Nederland gelden vergelijkbare verplichtingen op basis van de Arbeidstijdenwet.

Excel

Medewerkers voeren hun uren in een gedeeld Excel-bestand in. Aan het einde van de maand draagt iemand de gegevens over naar het salarissysteem. Klinkt simpel, maar dat is het niet: cellen worden per ongeluk overschreven, formaten kloppen niet, medewerkers vergeten invoer en vullen drie dagen tegelijk in.

Tijdbesteding per week: 3 tot 5 uur (registratie, controle, correcties, maandelijkse overdracht). Bij een bedrijf met 5 mensen loopt dat snel op tot 500 tot 800 EUR per maand.

En: er is geen betrouwbare analyse. "Hoeveel uur heeft Project X tot nu toe gekost?" Niemand beantwoordt die vraag in minder dan 10 minuten als de gegevens in een spreadsheet staan. Dat zou een kwestie van seconden moeten zijn.

Clockify / toggl

Cloudgebaseerde tijdregistratie vanaf 0 tot 5 EUR per gebruiker per maand. Medewerkers klokken in via app of browser. Rapporten worden automatisch gegenereerd. Export naar salarisadministratie met een klik.

Het verschil in de dagelijkse praktijk is voelbaar: geen achteraf invoeren meer. Geen "Ik ben vergeten mijn uren in te voeren" meer. De app herinnert, en de gegevens zijn direct beschikbaar. Aan het einde van de maand verdwijnt de hele handmatige overdracht.

Tijdbesteding per week: 30 tot 60 minuten (controle en goedkeuring). Maandelijkse kosten: 0 tot 50 EUR licentie plus 80 tot 160 EUR arbeid.

Geintegreerde oplossing

Tijdregistratie direct gekoppeld aan CRM en facturatie. Medewerkers registreren tijd op projecten die automatisch aan de juiste klant worden toegewezen. Einde maand: een klik, de factuur wordt gegenereerd.

Tijdbesteding per week: minder dan 30 minuten. Maandelijkse kosten: vanaf 249 EUR (als onderdeel van een totaaloplossing die ook CRM en facturatie omvat).

Proces 3: Facturatie

Hier wordt het serieus. Want bij facturatie gaat het niet alleen om efficientie, maar ook om naleving.

Excel

Veel mkb'ers maken facturen met een Excel-sjabloon. Klantgegevens invoeren, posten opvoeren, totaal berekenen, als PDF exporteren, per e-mail versturen. Het werkt. Min of meer.

Tijd per factuur: 15 tot 30 minuten (inclusief klantgegevens opzoeken, factuurnummer toekennen, bestand archiveren). Bij 40 facturen per maand is dat 10 tot 20 uur. Oftewel 400 tot 800 EUR per maand aan arbeid.

En dan is er het nalevingsprobleem.

Het risico is reeel. Ik heb het niet over theorie. Belastingadviseurs melden regelmatig dat klanten in de problemen komen bij controles omdat hun digitale boekhouding op Excel gebaseerd is. En vanaf 2025 worden e-factureringsverplichtingen gefaseerd ingevoerd in de EU. In 2027 moeten alle B2B-facturen in Duitsland in gestructureerd elektronisch formaat (ZUGFeRD of XRechnung) worden verstuurd. Nederland kent al verplichte e-facturering voor overheidsopdrachtgevers. Met Excel gaat dat niet lukken.

sevDesk / lexoffice (Duitsland) / equivalenten zoals Moneybird, e-Boekhouden, Exact Online

Facturatiesoftware vanaf 8 tot 20 EUR per maand. In Duitsland zijn sevDesk en lexoffice populair; in Nederland dekken tools als Moneybird, e-Boekhouden of Exact Online vergelijkbare functies. Klantgegevens worden eenmalig ingevoerd, factuurnummers automatisch toegekend, verzending is digitaal. Aanmaningen zitten er vaak bij, en de koppeling met de boekhouder bespaart nog eens een paar uur per maand.

Voldoet het? Gedeeltelijk. Het aanmaken van facturen zelf is compliant, maar zodra u gegevens exporteert en extern verwerkt, verlaat u de beschermde omgeving. En: klantgegevens en projecturen moet u nog steeds handmatig invoeren als er geen CRM gekoppeld is.

Tijd per factuur: 3 tot 5 minuten. Bij 40 facturen per maand: minder dan 4 uur. Maandelijkse kosten: 8 tot 20 EUR licentie plus 120 tot 160 EUR arbeid.

Maatwerkoplossing

Facturen worden automatisch gegenereerd uit CRM-gegevens en tijdregistratie. Posten, uurtarieven, klantgegevens: alles vooraf ingevuld. Revisiebestendige archivering inbegrepen. Volledig compliant omdat het systeem onveranderlijkheid op databaseniveau garandeert.

Tijd per factuur: minder dan 1 minuut (controle en goedkeuring). Bij 40 facturen per maand: minder dan 1 uur. Maandelijkse kosten: vanaf 249 EUR (als onderdeel van een totaaloplossing).

De totaalrekening over 3 jaar

Nu wordt het interessant. Laten we de totale kosten over drie jaar bekijken als we alle drie processen samenvoegen.

Lees die cijfers nog eens. Excel kost "niets," maar over drie jaar betaalt u tussen de 69.000 en 144.000 EUR aan arbeid. Daar krijgt u een oplossing voor terug die niet auditbestendig is, geen automatisering biedt en regelmatig fouten produceert.

De SaaS-optie is aanzienlijk goedkoper. Drie losse tools, elk doet zijn werk. Het nadeel: de tools praten niet met elkaar. Gegevens worden handmatig overgedragen tussen CRM, tijdregistratie en facturatie. Dat kost nog steeds 3 tot 5 uur per week.

Maatwerksoftware heeft de hoogste maandprijs maar de laagste totale kosten. Omdat alles verbonden is, verdwijnt de handmatige inspanning bijna volledig. CRM-gegevens stromen naar tijdregistratie, tijdregistratie stroomt naar facturatie. Geen kopieer-plakwerk tussen drie verschillende programma's.

En iets wat de tabel niet laat zien: de waarde van herwonnen tijd. De 10 tot 20 uur per week die iemand aan Excel-onderhoud besteedt, zou die persoon kunnen besteden aan klantenwerving, projectwerk of teamleiderschap. Wat is dat u waard?

Als u wilt zien hoe geintegreerde workflows er in de praktijk uitzien, bekijk dan ons artikel over workflows die uren besparen.

De verborgen kostenfactor die niemand begroot

Fouten.

In een Excel-spreadsheet gebeuren fouten stilletjes. Een formule wordt overschreven. Een decimaalteken verschuift. Een klantcontact wordt dubbel aangemaakt. Een factuur gaat naar het verkeerde adres.

Onderzoek van de Universiteit van Hawaii toont: 88% van alle spreadsheets bevat fouten. Dat is geen overdrijving. Denk aan uw eigen spreadsheets. Heeft u er ooit een gevonden met een kapotte formule? Precies.

Wat kosten deze fouten?

• Een verkeerde factuur die de klant betwist: 30 tot 60 minuten correctiewerk plus verlies van vertrouwen
• Een vergeten lead die naar de concurrent gaat: de volledige opdrachtwaarde
• Dubbele records die tot verkeerde rapportages leiden: slechte beslissingen van het management
• Een nalevingsschending bij een belastingcontrole: naheffing plus boetes

Deze kosten verschijnen nergens in de spreadsheet. Ze bestaan, maar zijn onzichtbaar.

Ik herinner me een gesprek met een ambachtsbedrijf in de regio. De eigenaar had jarenlang offertes in Excel beheerd. Uiteindelijk bleek dat een medewerker maandenlang met verouderde materiaalprijzen had gerekend, omdat hij een oude versie van de prijslijst gebruikte. Het verschil: meer dan 12.000 EUR in zes maanden. Niet omdat iemand fouten wilde maken, maar omdat Excel geen versiebeheer heeft dat dit voorkomt.

Opportuniteitskosten: wat u mist

Naast de directe foutkosten is er iets dat moeilijker te meten is: gemiste kansen. Als uw CRM een spreadsheet is, kunt u uw klanten geen automatische opvolging bieden. Geen "Uw offerte verloopt over 3 dagen" per e-mail. Geen herinnering wanneer een vaste klant al 6 maanden niets heeft besteld.

Een echt CRM kan dat wel. Automatisch. Zonder dat iemand eraan hoeft te denken. Dit zijn geen speeltjes. Dit is omzet die u vandaag door de vingers glipt omdat uw systeem het niet kan oppakken.

Een bedrijf waarmee wij samenwerken ontdekte na de overstap naar een CRM met automatische herinneringen dat circa 15% van hun offertes eerder onbeantwoord bleef. Niet omdat klanten niet wilden kopen, maar omdat niemand opvolgde. Bij een gemiddelde opdrachtwaarde van 3.000 EUR en 20 offertes per maand was dat 9.000 EUR per maand die gewoon bleef liggen.

Wat er maandag moet gebeuren

U hoeft niet morgen alles om te gooien. Maar u zou volgende week drie dingen moeten doen:

1. Meet de werkelijke tijdsbesteding. Een week lang. Elke keer dat u of een medewerker een spreadsheet opent om klantgegevens te beheren, uren in te voeren of een factuur te maken: start de stopwatch. U zult verrast zijn.

2. Controleer uw boekhoudkundige naleving. Praat met uw boekhouder over hoe uw digitale administratie is ingericht. Vraag concreet: "Zouden onze op Excel gebaseerde facturen een probleem zijn bij een controle?" Het antwoord zal ongemakkelijk zijn.

3. Bereken de kosten over 3 jaar. Gebruik de tabel hierboven als sjabloon. Vul uw eigen cijfers in. Hoeveel uur per week besteedt u aan handmatige processen? Wat kost een arbeidsuur bij u? Vermenigvuldig met 156 weken (3 jaar). Dat is uw vergelijkingsbasis. Vergeet niet de werkgeverslasten mee te rekenen. Een medewerker die 25 EUR bruto per uur verdient, kost u met alle bijkomende kosten eerder 35 tot 40 EUR.

Daarna kunt u een weloverwogen beslissing nemen. Misschien zijn SaaS-tools genoeg om te beginnen; voor veel bedrijven is dat de juiste eerste stap. Misschien is een geintegreerde oplossing meteen zinvol omdat uw processen nauw met elkaar verweven zijn. Misschien volstaat Excel echt, omdat uw processen zo simpel zijn dat de inspanning minimaal is. Dat kan ook, en dan is Excel inderdaad de juiste keuze.

Maar de beslissing moet op cijfers gebaseerd zijn. Niet op het gevoel dat Excel "gratis" is.

De meeste ondernemers met wie ik spreek, zijn verrast na dit rekenwerk. Niet omdat de cijfers onrealistisch zijn, maar omdat ze ze nooit hebben opgeschreven. Je went eraan dat dingen lopen zoals ze lopen. Pas wanneer u de kosten zwart op wit ziet, wordt het duidelijk: "We doen dat met Excel" is geen besparingsstrategie. Het is een dure gewoonte.

Als u wilt, reken ik het met u door. Gratis, vrijblijvend, 30 minuten. We bekijken uw drie belangrijkste processen en berekenen samen wat de huidige oplossing werkelijk kost. Daarna weet u of een overstap loont, en zo ja, welk pad het meest zinvol is. Neem contact op. Of bekijk eerst wat wij bij Plexito doen.