EU AI Act: De opleidingsplicht die sinds februari 2025 geldt

Vorige week was ik op een ondernemersbijeenkomst in de Eifel. Dertien mensen aan tafel, allemaal met een eigen bedrijf. Ik vroeg: "Wie van jullie heeft wel eens van de EU AI Act gehoord?" Vier handen gingen omhoog. Vervolgvraag: "En wie weet dat er sinds februari 2025 een opleidingsplicht geldt voor het werken met AI?" Nul handen.

Dit is geen uitzondering. De meeste kleine en middelgrote bedrijven in Duitsland weten niet dat deze plicht bestaat. En nee, dat komt niet doordat de plicht irrelevant zou zijn. Ze geldt voor iedereen die ChatGPT, Microsoft Copilot of vergelijkbare tools in het dagelijks werk gebruikt.

In dit artikel leg ik uit wat artikel 4 van de EU AI Act eist, wie erdoor wordt geraakt en hoe u aan de eisen kunt voldoen met een overzichtelijke inspanning. Inclusief een sjabloon voor een training van twee uur.

Wat artikel 4 van de EU AI Act eist

Op 2 februari 2025 is artikel 4 van de Europese AI-verordening in werking getreden. De kernboodschap in een zin: aanbieders en exploitanten van AI-systemen moeten ervoor zorgen dat hun medewerkers over een voldoende mate van AI-competentie beschikken.

De wettekst spreekt van "AI Literacy." Dat wil zeggen: medewerkers moeten AI-systemen geinformeerd kunnen inzetten. Ze moeten begrijpen wat AI wel en niet kan. Ze moeten risico's herkennen. En ze moeten weten welke schade onoordeelkundig gebruik kan veroorzaken.

Klinkt redelijk, toch?

De concrete formulering geeft bedrijven speelruimte bij de uitvoering. Er zijn geen voorgeschreven inhouden, geen certificaat, geen minimumaantal opleidingsuren. De wetgever zegt: u moet ervoor zorgen dat uw mensen weten wat ze doen. Hoe u dat aanpakt, is uw zaak.

Dat klinkt als veel vrijheid. Dat is het ook. Maar juist dat maakt het lastig, want veel bedrijven weten niet waar ze moeten beginnen.

Wat telt als "AI-systeem" (en wat niet)

Voordat we over trainingen praten, moeten we vaststellen of uw bedrijf uberhaupt geraakt wordt. Het korte antwoord: ja, zeer waarschijnlijk.

De EU AI Act definieert een AI-systeem als een machinaal systeem dat met verschillende graden van autonomie opereert, zich na inzet kan aanpassen en uit invoer uitkomsten afleidt zoals voorspellingen, aanbevelingen of besluiten.

Concreet betekent dit: ja, ChatGPT is een AI-systeem. Microsoft Copilot ook. Google Gemini, Claude, Midjourney, DeepL met AI-functies, GitHub Copilot. Ze vallen er allemaal onder.

Wat geen AI-systeem is:

• Een klassiek spreadsheetprogramma (Excel zonder AI-functies)
• Een eenvoudige als-dan-regel in uw boekhoudsoftware
• Een spamfilter die alleen met vaste regels werkt
• Uw website (zolang deze geen AI-gestuurde chatbots of aanbevelingssystemen gebruikt)

De grijze zone daartussen is groot. Mijn advies: bij twijfel, train. Het kan geen kwaad en u zit aan de veilige kant.

Wie moet u trainen?

Artikel 4 noemt twee groepen: "personeel" en "andere personen die namens hen betrokken zijn bij de werking en het gebruik van AI-systemen." Dat is bewust breed geformuleerd.

In de praktijk betekent dit:

• Medewerkers die rechtstreeks met AI-tools werken (bijv. het marketingteam met ChatGPT)
• Leidinggevenden die beslissen over de inzet van AI
• Medewerkers die resultaten van AI-systemen beoordelen of verder verwerken
• Externe dienstverleners en freelancers die namens u AI inzetten

Wie u niet hoeft te trainen: medewerkers die op geen enkele manier met AI-systemen in aanraking komen. Maar laten we eerlijk zijn, voor wie geldt dat tegenwoordig nog? Zelfs als iemand alleen een e-mailapp gebruikt die AI-gestuurde suggesties doet, valt dat al onder de verordening.

Overigens: het gaat er niet om dat iedereen AI-expert wordt. De wetgever eist een "voldoende niveau." Wat voldoende is, hangt af van de functie. Een administratief medewerker die af en toe ChatGPT gebruikt voor tekstsuggesties heeft een ander competentieniveau nodig dan de IT-directeur die AI-systemen voor de hele organisatie selecteert.

Waarom weten zo weinig bedrijven hiervan?

Ik heb drie verklaringen.

Ten eerste: de EU AI Act is een enorm wetgevingswerk. De meeste berichtgeving gaat over de hoog-risico-classificatie, verboden praktijken en boetes van miljoenen euro's. Artikel 4 is daarentegen een stille paragraaf. Geen kop, geen schandaal, geen ophef.

Ten tweede: de opleidingsplicht kwam een half jaar voor de meeste andere regelingen. Veel adviseurs en advocaten communiceren de AI Act als "komt in 2025/2026." Dat een deel al sinds februari 2025 geldt, raakt ondergesneeuwd.

Ten derde, en dit is de echte reden: er staan geen directe boetes op een overtreding van artikel 4 alleen. De Europese Commissie heeft het geformuleerd als een "aansporende plicht." Geen boete betekent voor veel bedrijven: niet dringend.

Dat is een denkfout. Want als er iets misgaat, als een medewerker vertrouwelijke klantgegevens in een AI-tool invoert en er een datalek ontstaat, wordt het ontbreken van training een probleem. Rechters en toezichthouders zullen vragen: heeft u uw zorgplicht vervuld? Heeft u uw medewerkers getraind? Ontbrekende AI-competentie wordt een verzwarende factor bij andere overtredingen.

Dit is overigens een patroon dat we ook zien bij de AVG en de komende e-factureringsplicht: het echte gevaar zit niet in de paragraaf zelf, maar in de gevolgschade bij niet-naleving.

Hoe documenteert u de training

U heeft geen certificaat nodig. Maar u heeft wel bewijs nodig.

Mijn voorstel: leg de volgende punten schriftelijk vast.

1. Wie is getraind? (Naam, functie in het bedrijf)
2. Wanneer vond de training plaats? (Datum, duur)
3. Wat waren de inhouden? (Thematisch overzicht of agenda)
4. Wie heeft de training gegeven? (Intern of externe aanbieder)
5. Welke AI-systemen worden in het bedrijf gebruikt? (Actuele inventaris)

Een eenvoudig document volstaat. Geen trainingsconcrpt van 50 pagina's. Geen officieel stempel. Bewaar het document samen met een handtekeningenlijst van de deelnemers en klaar.

Belangrijk: werk de documentatie bij wanneer nieuwe AI-tools worden geintrducteerd of nieuwe medewerkers beginnen. Dit is geen eenmalige zaak.

Voor bedrijven die dit netjes willen digitaliseren: bij Plexito bouwen we precies dit soort processen in de software van onze klanten. Maar een spreadsheet doet het ook prima voor de start.

Sjabloon: AI-training in 2 uur

Hier is een programma dat ik aanbeveel voor kleine teams (5 tot 20 personen). Geen hogere wiskunde. Pragmatisch, begrijpelijk, documenteerbaar.

Blok 1: Basiskennis (40 minuten)

• Wat is AI? Verschil tussen regelgebaseerde software en lerende systemen
• Welke AI-systemen gebruiken we in ons bedrijf? (Gezamenlijke inventarisatie)
• Live demo: hoe werkt ChatGPT/Copilot van binnenuit
• Waar AI goed in is: teksten maken, samenvatten, vertalen, data analyseren
• Wat AI niet kan: feiten garanderen, context begrijpen, verantwoordelijkheid nemen

Blok 2: Risico's en regels (30 minuten)

• Hallucinaties: waarom AI overtuigend onjuiste dingen zegt
• Privacy: welke gegevens mogen in AI-tools worden ingevoerd?
• Auteursrecht: van wie is de door AI gegenereerde tekst?
• Intern beleid: wat mag bij ons en wat niet? (Samen opstellen)

Pauze (10 minuten)

Blok 3: Praktijk (30 minuten)

• Iedere deelnemer schrijft een prompt voor een taak uit het dagelijks werk
• Groepsdiscussie: wat werkt, wat niet?
• Tips voor betere prompts (context geven, een rol toewijzen, uitvoerformaat specificeren)

Blok 4: Afsluiting en documentatie (10 minuten)

• Open vragen beantwoorden
• Samenvatting van het interne AI-beleid
• Presentielijst en trainingsregistratie invullen
• Volgende datum: opfrissing over 6 maanden

Het geheel past in een ochtend. Of in twee flinke lunchpauzes. De inspanning is overzichtelijk, het voordeel is dubbel: u voldoet aan de wettelijke plicht en uw medewerkers werken daarna beter met AI.

Mijn persoonlijke kijk

Ik heb bij DHL, Instacart, Delivery Hero en New Relic gewerkt voordat ik Plexito oprichtte. Bij elk van deze bedrijven was AI-competentie een onderwerp. Maar actieve training vond alleen plaats bij de grote techbedrijven.

Nu, als oprichter van een softwarebedrijf voor het MKB, zie ik de andere kant. Mijn klanten in de Eifel en het Rijnland, ambachtslieden, dienstverleners, kleine productiebedrijven, ze gebruiken allemaal AI. Vaak zonder het te weten. De automatische tekstherkenning in de boekhoudapp? AI. De klantenservicesuggesties in het CRM? AI. De vertaalfunctie in het e-mailprogramma? AI.

En precies daar ligt de kans. Terwijl iedereen staart naar de grote regelgevingsthema's, hoog-risico-AI, miljoenenboetes, verboden praktijken, kunt u als MKB-er met een eenvoudige training van twee uur een echte voorsprong opbouwen. Uw medewerkers begrijpen AI beter. Ze maken minder fouten. Ze gebruiken de tools productiever. En u heeft de documentatie voor het geval iemand ernaar vraagt.

Dat is eigenlijk best een goede deal.

Wat u nu moet doen

Drie stappen die u vandaag nog kunt zetten:

1. Inventarisatie: Schrijf op welke AI-systemen er in uw bedrijf worden gebruikt. Vraag het uw medewerkers. U zult verrast zijn.

2. Datum prikken: Plan een training van twee uur binnen de komende vier weken. Gebruik het bovenstaande sjabloon als basis.

3. Documentatie starten: Maak een eenvoudig document voor de trainingsregistratie. Naam, datum, inhouden, handtekeningen. Klaar.

Als u niet zeker weet of uw AI-gebruik onder de AI Act valt, of als u ondersteuning nodig heeft bij de training: neem contact met ons op. We helpen MKB-bedrijven in de regio om deze eisen pragmatisch te implementeren. Zonder juridisch jargon, zonder paniek, met een helder plan.

Want uiteindelijk is artikel 4 geen last. Het is een aansporing om u met het onderwerp bezig te houden voordat het duur wordt.